Nell’ambito della logistica aziendale, sempre più frequentemente vengono avviati progetti di outsourcing. Sul tema vi sono pareri discordanti relativamente ai vantaggi conseguibili e ai potenziali rischi. Vediamoli entrambi.
I progetti di terziarizzazione della logistica sono spesso accompagnati da forti aspettative oltre che da preoccupazioni di potenziale fallimento del progetto, come conseguenza di una scarsa informazione su come approcciare e gestire tale percorso.
I dati europei e nazionali registrano una constante crescita dell’outsourcing logistico sia nell’area dei trasporti che dei magazzini e questo fa pensare ad una sostanziale riuscita della maggior parte dei progetti.
Parlando di terziarizzazione logistica di magazzino, la prima cosa da decidere è se affidare le proprie merci ad un operatore esterno che le gestisca in house o se affidarle e farle gestire presso una struttura esterna.
Da questa scelta scaturiscono caratteristiche, oltre che punti di forza e debolezza, differenti.
Un outsourcing logistico realizzato “in house” consente all’azienda di variabilizzare i costi e di usufruire della competenza specialistica dell’operatore, limitatamente però all’efficienza ottenibile con i mezzi e le strutture esistenti.
Viceversa, l’affidamento delle merci presso la sede dell’operatore logistico consente a quest’ultimo di attivare tutte le leve di miglioramento ed ottimizzazione in suo possesso come, per esempio, l’utilizzo flessibile di risorse condivise con i committenti (spazi e attrezzature).
In sintesi, una terziarizzazione “in house” ha minori opportunità di ottimizzazione dei costi e di miglioramento e ciò va a scapito sia del committente sia dell’operatore logistico.
Tuttavia, in entrambe le ipotesi si dovrà procedere applicando alcuni passi metodologici al fine di poter ottenere il miglior risultato possibile. Sarà necessario:
- analizzare il sistema logistico mappando tutte le attività da eseguire in magazzino (dall’accettazione alla spedizione), senza peraltro tralasciare le attività, anche saltuarie, di confezionamento, di personalizzazione, di ri-etichettatura e così via. In questa prima fase è necessario quindi effettuare un’analisi:
- delle risorse impegnate nell’attività di magazzino, delle strutture e delle attrezzature logistiche
- degli articoli gestiti in magazzino
- dei flussi dei materiali e delle informazioni
- dei criteri di gestione (operativi e informativi) dei materiali all’interno del magazzino
- delle attività gestionali e operative di magazzino
- dei costi strutturali e gestionali del magazzino attuale
- definire gli obiettivi sul futuro sistema logistico, in termini di
- flussi previsti in ingresso e in uscita
- livello di servizio richiesto
- criteri di gestione dei materiali
- attività gestionali e operative
- organizzazione e gestione operativa del sistema
- analizzare gli effettivi costi connessi alla logistica di magazzino (mezzi, mano d’opera, utenze, manutenzioni, etc.) consente di definire l’effettivo valore dell’appalto
- riorganizzare la logistica di magazzino, anche parzialmente, prima di avviare il processo di outsourcing onde evitare di pagare all’operatore logistico le inefficienze pregresse e soprattutto per evitare che questi sia l’unico a beneficiare dei miglioramenti e dei saving
- introdurre un monitor KPI Logistica sfruttando i sistemi informativi. Occorre cioè creare uno strumento che, sfruttando le informazioni presenti in azienda, permetta di avere degli strumenti di controllo efficaci e di facile utilizzo.
- redigere un capitolato tecnico di appalto che, consegnato ai potenziali fornitori, permetta loro di redigere una offerta nel rispetto degli impegni economici previsti oltre che chiarie i criteri di qualità attesi dal servizio di logistica. Le attività da svolgere sono:
- elaborazione del contratto di outsourcing logistico
- definizione delle modalità di tariffazione e di compenso dell’operatore logistico
- elaborazione delle procedure/istruzioni operative delle attività logistiche
- individuazione degli indicatori di misura (KPI) del servizio fornito e definizione dei target da rispettare
- definizione degli eventuali premi.
- selezionare i potenziali fornitori/partner. È necessario dotarsi di uno strumento di valutazione che consenta di “pesare” adeguatamente ogni caratteristica dei fornitori selezionati (esperienza specifica, flessibilità operativa, consistenza patrimoniale ed economica, etc.)
Un corretto sviluppo del processo di outosurcing logistico secondo i passi descritti deve consentire di instaurare un rapporto di partnership duraturo con l’operatore, permettendo di ottenere sia vantaggi economici (variabilizzando i costi in funzione dell’andamento delle vendite) sia un miglioramento del servizio erogato ai clienti, rendendo più accurata e più puntuale la preparazione delle spedizioni.
Tuttavia, non si devono tralasciare i rischi legati alla selezione di un operatore non adatto alla propria azienda, sia in termini di affidabilità e competenza sia in termini dimensionali. Un operatore logistico “starato”, troppo grande o troppo piccolo, può portare nel tempo a problemi nel rapporto di outsourcing. I rischi più frequenti da tenere presenti sono:
- perdita di know-how sui processi logistici
- perdita del controllo sulla qualità e sul livello di servizio.
Un ultimo rischio da non sottovalutare è legato ad un’analisi incompleta e superficiale che potrebbe portare ad un capitolato di appalto inadeguato e con margini di incertezza sulle attività da svolgere. Questa eventualità potrebbe generare costi imprevisti oltre che inevitabili tensioni con l’operatore logistico.
Per ovviare a questi rischi è necessario introdurre una “cabina di regia” per il controllo e la gestione del contratto di outsourcing che consenta:
- l’interfacciamento dei processi gestionali ed organizzativi;
- il monitoraggio degli indicatori contrattuali e non;
- la formalizzazione ed il controllo delle procedure operative.
In conclusione, crediamo di avere fornito sufficienti elementi per capire che per ottenere il massimo vantaggio dall’outsourcing logistico occorra approcciare il progetto con rigore e metodo. Una volta affidato il processo ad un fornitore esterno bisogna essere sicuri di avere previsto tutte le regole del gioco perché, in caso di errata gestione del processo, i primi a farne le spese sarebbero proprio i nostri clienti.
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