Una mentalità aziendale che potremmo definire “vecchio stampo” tende a considerare la logistica aziendale come l’insieme di attività legate esclusivamente alla gestione dei flussi logistici dei materiali e delle scorte in magazzino.
Di conseguenza, attività collaterali quali la registrazione bolle, il controllo della coerenza tra documenti e materiali, la registrazione dei movimenti di magazzino, etc. sono generalmente ritenute di secondo ordine o non prioritarie. Vediamo di sfatare questa “credenza” evidenziando l’importanza dei cosiddetti “flussi logistici informativi”.

“Registrerò la bolla domani, tanto cosa cambia? “

“Ho consegnato all’operatore quel prodotto, senza registrare la transazione, che problema c’è? “

“Ho usato quella causale di magazzino rispetto all’altra, tanto una vale l’altra”

Quante volte ci capita di sentire frasi come queste in azienda? Alla fine, la necessità di concludere le attività operative finisce per giustificare questi atteggiamenti che, tuttavia, spesso possono impattare sulle performance aziendali più di quanto si pensi.

Nell’attuale contesto, dove le informazioni acquisiscono sempre più importanza per la corretta gestione del business, i processi aziendali necessitano di dati affidabili e precisi sulle giacenze: basti pensare all’ufficio acquisti che deve emettere gli ordini di approvvigionamento, l’ufficio produzione che deve lanciare gli ordini di lavorazione, l’ufficio commerciale che vende in base alle disponibilità di prodotto visualizzate nel sistema informatico, etc.

Se però i flussi logistici fisici e informativi non sono sincronizzati e coincidenti, l’impatto non è solo formale ma di sostanza, con conseguenze sull’efficienza e sul livello di servizio, sia verso il cliente esterno che verso i clienti “interni”. Basti pensare alle inefficienze dovute ai mancanti di magazzino che bloccano la produzione, al “degrado” del livello di servizio al cliente per mancanza di un prodotto che risulta essere disponibile, al costo dovuto a perdite di materiale, etc.

A questi elementi si aggiunge la necessità che le giacenze contabili e fisiche coincidano ai fini fiscali. Entrando del merito delle criticità, i principali fattori di disallineamento delle giacenze sono i seguenti:

• errori umani (fisiologici) insiti nello svolgimento dell'attività operativa (conteggio, movimentazione, imputazione dei dati)
• strumenti non adeguati per l’inserimento e il controllo dei dati
• ritardo temporale tra movimentazione fisica e movimentazione contabile
• procedure operative non rispettate o definite in maniera non corretta
• mancanza di formazione agli operatori

Quindi, in un’ottica moderna e consapevole sull’importanza di avere dati e informazioni sempre aggiornati, l’obiettivo della logistica aziendale diventa non solo quello di gestire i flussi logistici dei materiali, ma anche quello di governare i flussi logistici informativi, con la stessa accuratezza e con lo stesso grado di importanza, come fossero un’unica entità.

Il principio di base per una corretta gestione logistica richiede che flussi logistici, sia fisici che informativi, debbano essere sincronizzati temporalmente e risultare coincidenti in termini di dati relativi (p.e. articolo, quantità, destinazione, tipo di movimento, etc.)

Per raggiungere questo obiettivo, la logistica ha una serie di leve di carattere progettuale, gestionale e organizzativo che agiscono sia in via preventiva, sia in via correttiva. In particolare:

• l’inventario: l’inventario consente di allineare periodicamente le giacenze fisiche con quelle logiche. Possiamo parlare di inventario completo, a campione o a rotazione.
• analisi rischi di inventario: l’inventario non risolve alla fonte tutte le cause che generano scostamenti (che perciò possono ripetersi sistematicamente ogni anno). È quindi opportuno effettuare un'analisi dei rischi di inventario che consenta di individuare e analizzare le principali cause di disallineamento e su queste definire degli interventi per eliminarli o ridurli.
• ICT: l’introduzione di sistemi software e hardware consentono di gestire e tracciare i flussi informativi contestualmente ai flussi fisici (p.e. sistemi software di gestione della logistica WMS) e facilitano l’inserimento dei dati in maniera affidabile (barcode e terminali mobili).
• procedure operative che integrino le attività di gestione fisica dei materiali con le attività di gestione dei flussi informativi collegati.
• procedure informative che facilitino la gestione dei flussi contabili, come per esempio causali di magazzino ridotte, chiare e non ridondanti, transazioni automatiche di magazzino, etc.
• formazione e cambio di mentalità

La logistica in chiave moderna deve dunque essere consapevole che il suo compito è “muovere” e “gestire” non solo i materiali ma anche le informazioni se vuole raggiungere efficienza e livello di servizio in linea con le richieste sempre più esigenti dei clienti.


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