La pianificazione dei trasporti è un'attività critica, spesso indecifrabile agli occhi di un esterno: cerchiamo di fare un po' di chiarezza su questo argomento.
La pianificazione dei trasporti o meglio dei giri di consegna, è in effetti un’attività complessa della logistica distributiva che vede impiegato personale di varia estrazione e ha lo scopo di abbinare le richieste dei clienti alle risorse disponibili in modo da soddisfarle tutte, possibilmente in maniera ottimale. La percezione di complessità deriva dal fatto che la conoscenza di questo processo non è così diffusa, o meglio, non lo è quella delle attività che portano alla definizione ed ottimizzazione dei giri di consegna.
È abbastanza frequente che una parte delle attività di pianificazione dei trasporti, come la sequenza delle consegne o la conoscenza delle particolarità di ogni singolo destinatario, sia delegata agli autisti. Inoltre, anche come conseguenza di quanto sopra descritto, capita spesso che la formazione di nuovi addetti non sia basata su una “teoria della pianificazione dei trasporti” da applicare nel lavoro quotidiano, ma piuttosto sull’“affiancamento” degli allievi al personale più esperto che tramanda “usi e costumi” del modo di pianificare: metodi e procedure nate per “stratificazione” progressiva nel tempo a fronte di nuove esigenze di servizio da soddisfare.
Quali le ragioni di queste prassi?
Come sempre si tratta di un mix di aspetti. Vediamone i principali, collegabili alla resistenza al cambiamento e alle connesse paure:
- da parte della Direzione aziendale c'è il timore di bloccare il sistema variando metodi e addetti; timore dettato dalla scarsa conoscenza del funzionamento di questa “black box”
- per quanto riguarda gli addetti operativi, formati sul campo dai predecessori, c'è il timore di abbandonare la propria zona di comfort rischiando approcci e metodi innovativi.
È fuori discussione che l’attività sia effettivamente complessa a causa di numerosi parametri legati alla natura della merce e alla tipologia delle consegne, al cliente e al destinatario, all’area geografica e alla viabilità, ai mezzi impiegati e all’organizzazione dell’azienda che esegue il trasporto.
Sicuramente l’introduzione dei sistemi informativi ha rappresentato un notevole passo avanti nella gestione dell’operatività giornaliera dei trasporti. L’esigenza di semplificare le procedure di fatturazione, di tracciare un numero sempre maggiore di viaggi, di andare incontro alle richieste dei mittenti ha portato sempre più alla dematerializzazione delle informazioni che, fino a qualche tempo fa, viaggiavano solo sulla carta. Ma questa evoluzione è spesso avvenuta senza l'apporto di alcuna innovazione. Ci si è limitati ad una trasposizione delle procedure esistenti, semplicemente pianificando (manualmente) a video i viaggi anziché su dei moduli di carta. Il paradosso è poi vedere risorse giovani (nuovi assunti, stagisti, ecc.) impegnate a ricopiare il consuntivo per alimentare il database dei viaggi/spedizioni. A domanda: "ma perché fate in questo modo?". La risposta è del tipo: “altrimenti non funziona e si blocca tutto”. Ci sono state comunque implementazioni informatiche che hanno avuto maggior successo. Il controllo satellitare dei mezzi, ad esempio, ha visto una notevole evoluzione determinata da diversi fattori. Nato come pura esigenza per la sicurezza ha poi progressivamente preso piede man mano che l’hardware evolveva, la cartografia si sviluppava e dettagliava, i costi di connessione si riducevano. Oggi sono disponibili sistemi di localizzazione integrati con il cronotachigrafo, con la diagnostica di bordo del mezzo (dal controllo delle temperature sui mezzi refrigerati al controllo dei parametri meccanici), con tablet, smartphone o altri sistemi di bordo per la comunicazione con l’autista (missioni, esiti, ecc.)
Sempre più spesso, sui tavoli degli addetti alla pianificazione dei trasporti, sono presenti monitor di controllo per verificare la posizione dei mezzi ed il loro stato e strumenti integrati in vario modo con il sistema operativo aziendale. Tuttavia, pur con questi decisi miglioramenti nella gestione e nel controllo del processo e anche se oggi sono disponibili sistemi di definizione delle missioni di consegna basati su algoritmi matematici che ottimizzano le risorse impiegate, possiamo affermare che le modalità di pianificazione dei trasporti non sono cambiate granché nel tempo. Nella seconda parte dell'articolo entreremo nel merito di come sia possibile migliorare il processo di pianificazione dei trasporti per recuperare efficienza operativa attraverso il racconto di un caso concreto.
