Il Kanban, ormai conosciuto nel mondo delle operations grazie alla Lean Production, da un po’ di tempo ha iniziato a muovere i suoi primi passi anche nel settore della logistica sanitaria. Ad oggi si contano le prime implementazioni e l’attenzione verso questo sistema è in rapida crescita.

È interessante notare, una volta di più, quanto alcune tecniche - e il Kanban si pone tra queste - siano versatili e trasversali rispetto a settori in apparenza tanto diversi, offrendo valide soluzioni tanto all’industria quanto ad un reparto ospedaliero.

La logistica sanitaria rappresenta un mondo complesso, costituito dalla relazione di molteplici attori il cui obiettivo primario è quello di prestare assistenza e cura ai cittadini attraverso l’erogazione di servizi sanitari.

In questo contesto, il flusso di materiali molto diversi tra loro in termini di costo, volume, impiego ed urgenza (basti pensare alla differenza tra un farmaco salvavita e un bene economale), ha un andamento lineare rispetto al numero dei posti letto. Inoltre, le componenti di approvvigionamento e logistiche assumono un ruolo rilevante nei processi e nella qualità dei servizi da erogare.

Le attività di carattere logistico assorbono quotidianamente il personale sanitario in maniera rilevante e ciò spesso a discapito, purtroppo, del paziente che rappresenta invece l’obiettivo primario. Non è quindi un caso che oggi la revisione del modello logistico e di approvvigionamento costituisca una chiave fondamentale per il recupero di efficienza e per il miglioramento della qualità del servizio da erogare al paziente. Scorte in esubero nei reparti, obsolescenza, spazi inadeguati e non sempre attrezzati, gestione del consumo finale non puntuale ed errori di somministrazione sono solo alcuni dei mali che affliggono la logistica sanitaria (non solo quella di casa nostra) e si riflettono in termini di spesa pubblica e di qualità del servizio.

Il Kanban si pone quindi come uno strumento efficace e capace di rispondere validamente ai problemi appena accennati in una logica pull dove è il paziente a tirare l’approvvigionamento dei beni sanitari effettivamente consumati, necessari e nelle giuste quantità. I dati emersi, a seguito delle prime esperienze, evidenziano una riduzione delle scorte di reparto nell’ordine del 20-30% ed una drastica riduzione dei prodotti scaduti.

In questo scenario troviamo soluzioni Kanban di tipo manuale e di tipo informatizzato; tra queste ultime molto interessante è la soluzione RFID adottata nella piastra operatoria dell’Hospital d’Igualada in Catalogna, che abbiamo avuto modo di visitare.

La soluzione è molto semplice e si compone di:

1. cartellino RFID contenente tutte le informazioni necessarie per il reintegro dell’articolo a scorta; il cartellino è in plastica ed assomiglia ad una “fiche” da gioco;
2. hardware (panel box o mail box) di rilevazione e lettura dei cartellini relativi ai prodotti “consumati”;
3. software di gestione delle richieste di reintegro interfacciato con il gestionale dell’ospedale e del magazzino centrale (in questo caso gestito in outsourcing da un operatore logistico).

Il cartellino può avere due colorazioni, bianco o rosso, in funzione della priorità e/o urgenza di ripristino della scorta ed è posto, tramite un supporto, davanti al rispettivo bin. Il supporto, invece, ha al suo interno una etichetta identica a quella del cartellino, ma di colore giallo per facilitare il riposizionamento del materiale e del cartellino nella fase di stoccaggio, e per consentire una rapida gestione a vista degli articoli terminati e in attesa di ripristino.

Tralasciando tutta la fase di analisi dei consumi e di corretto dimensionamento della scorta, il Kanban RFID ha una gestione molto semplice.

L’addetto alla logistica sanitaria preleva dal supermarket il prodotto da somministrare o impiegare per il paziente e, terminata la scorta all’interno del primo bin, stacca il cartellino dal supporto. Sposta poi il secondo bin del medesimo articolo davanti al primo per facilitare i successivi prelievi e consentire la gestione FEFO (First Expired, First Out), quindi inserisce il cartellino nel panel box situato nelle adiacenze e riprende la sua attività di prelievo, somministrazione, assistenza, etc.

Il panel box rileva i dati contenuti nel cartellino appena inserito e il software di gestione delle richieste trasmette automaticamente un ordine di rifornimento che verrà preso in carico dalla farmacia o dal magazzino centrale in funzione delle giacenze esistenti. In caso di sottoscorta della farmacia o del magazzino, il sistema gestisce automaticamente le richieste di rifornimento interno (tra magazzino e farmacia) o le proposte d’ordine di acquisto a fornitore da validare a cura dell’ente preposto. Il ripristino della scorta viene assicurato entro la mattina successiva, fatta eccezione per gli articoli urgenti (cartellino rosso) per i quali il ripristino è immediato; il personale addetto alla consegna del materiale provvede a stoccarlo all’interno del supermarket riposizionando il cartellino nel rispettivo supporto.

Il sistema informatico dell’ospedale registra l’avvenuto consumo del prodotto nella quantità indicata dal cartellino nel momento in cui lo stesso viene inserito nel panel box; la rimozione del cartellino dal panel box segnala, al contrario, l’avvenuto rifornimento dello scaffale.