Che cos’è un sistema WMS e come gestire il processo di software selection?

In molte aziende sono ormai diffusi e consolidati software di gestione del magazzino supportati dalla tecnologia di identificazione automatica (barcode, terminali portatili WiFi, etc.): tecnicamente questi prodotti sono denominati Warehouse Management System (WMS).

I WMS presenti sul mercato sono caratterizzati da diversi gradi di complessità funzionale e diversa rilevanza di costo; inoltre anche molti sistemi ERP prevedono come opzione l’integrazione del modulo di gestione del magazzino.

Questi software consentono di gestire i processi logistici di magazzino secondo metodologie e tecniche sia operative che organizzative avanzate, garantendo la possibilità di parametrizzare e configurare il sistema in base al contesto aziendale. Alcune funzionalità di base comuni ai diversi applicativi sono la mappatura di magazzino, le “spunte” tramite barcode, l’ottimizzazione dei percorsi, la gestione della tracciabilità, la guida dei processi mediante terminali WiFi.

Il supporto di un WMS consente al sistema logistico di raggiungere migliori prestazioni (in termini di diminuzione degli errori e aumento del livello di servizio) e maggiore efficienza (eliminando attività non a valore aggiunto e aumentando la produttività delle attività operative e di gestione a valore).

Tuttavia, nell’introduzione di un sistema WMS è necessario prestare attenzione alle fasi critiche indicate di seguito:

• la scelta dell’applicativo e del relativo sistema infrastrutturale più adatto al contesto logistico e alle necessità da soddisfare
• la parametrizzazione/configurazione e l’avvio e messa a regime del sistema scelto.

Per quanto riguarda il primo punto, ovvero la software selection, è necessario considerare e coniugare diversi fattori di valutazione, tra i quali:

• le funzionalità richieste per la gestione e l’organizzazione del magazzino
• il budget economico a disposizione per il progetto
• il grado di complessità operativa e organizzativa del magazzino
• i vincoli e la capacità di implementazione dell’azienda
• la flessibilità e il grado di personalizzazione del software
• la maturità del software
• le tempistiche di implementazione
• la competenza tecnica e organizzativa del fornitore.

In questa fase alcune aziende possono ritenere prematuro introdurre un Software per la gestione del magazzino per tante ragioni (ad esempio per il budget limitato a disposizione, per la complessità dei software in rapporto alle funzionalità richieste o per le dimensioni limitate del magazzino), scegliendo di mantenere quindi una gestione manuale del magazzino, con il rischio di perdere potenziali opportunità di sviluppo del proprio sistema logistico.

In questo scenario è consigliabile valutare una strada alternativa ovvero la possibilità di sviluppare il sistema aziendale ERP introducendo implementazioni mirate alle necessità di gestione del magazzino.

Questa opzione in genere consente di introdurre alcune di funzionalità meno evolute rispetto ad un WMS vero e proprio (anche eventualmente frutto di un compromesso) ma personalizzate e adattate alle esigenze dell’azienda. Se la software house lo consente ed è in grado di sviluppare queste implementazioni, è possibile per l’azienda introdurre un supporto software a budget ridotto con un ottimo rapporto costi/benefici.

Il secondo aspetto critico relativo all’introduzione di un WMS è la parametrizzazione/configurazione del sistema e l’avvio e messa a regime dello stesso; si tratta di fasi impegnative in termini progettuali, economici ed organizzativi. Allo scopo di evitare fallimenti del progetto è consigliato:

• effettuare un’attività preliminare di riprogettazione dei processi logistici, che tenga in considerazione le opportunità date dal software, i vincoli/obiettivi che ci si pone per il futuro sistema logistico e il know-how relativo ai processi esistenti
• configurare/parametrizzare il WMS alla luce dei processi riprogettati, definendo in dettaglio le procedure operative e informatiche, la documentazione a supporto, l’organizzazione e la gestione, aspetti su cui dovranno essere previste sessioni formative a diversi livelli
• realizzare l’attività di avvio e messa a regime con affiancamenti e formazione “sul campo”, integrandola con una fase sistematica di rilievo delle anomalie e di aggiustamenti tecnico/organizzativi.