L’efficienza operativa in azienda è una chiave essenziale per il successo. Mentre i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) sono già la spina dorsale di molte organizzazioni, aumenta l’importanza di integrare software specifici e dipartimentali per migliorare le prestazioni in ogni settore.
Vediamo quali sono i fattori che rendono più efficiente e conveniente per un’azienda che lavora su commessa, quindi Engineering to Order (ETO) o Assembly to Order (ATO) lavorare con piattaforme software dipartimentali, vale a dire specifiche per funzione aziendale.
Ricordiamo che nelle aziende di tipo ETO e ATO le difficoltà sono molte, spesso causate dalla necessità di dover fornire prodotti unici e personalizzati. Questo richiede ampie attività di coordinamento lungo tutti i processi e, quindi, un’ottimizzazione dei flussi informativi e una corretta scelta degli applicativi attraverso cui questi dati devono transare.
Limitare l’ERP
Gli ERP sono strumenti potenti progettati per consolidare e automatizzare processi aziendali centralizzati come Amministrazione & Controlling, Produzione, MRP (Material Requirements Planning). Tuttavia, si rivelano limitati quando si tratta di soddisfare esigenze specifiche di determinati dipartimenti o funzioni, soprattutto quando parliamo di aziende che, lavorando su commessa, devono gestire progetti sempre nuovi e in continua mutazione.
L’utilizzo di un approccio ERP centrico può portare a compromessi nelle funzionalità e nella flessibilità, rallentando il potenziale di reparti chiave. Inoltre, obbliga l’azienda a implementare personalizzazioni continue per poter soddisfare le esigenze operative non gestibili sullo standard, rendendo il sistema sempre più rigido e complesso.
In questi anni stiamo assistendo ad uno scenario molto esplicito in tal senso. La maggior parte delle PMI, dopo due decenni di accentramento delle funzioni sul software gestionale, trovano oggi difficoltà ad innovare, poiché:
- la versione dell’ERP è spesso molto datata per via delle innumerevoli customizzazioni che hanno reso ulteriori aggiornamenti o modifiche quasi impossibili o sostenendo costi esorbitanti;
- le integrazioni con altri sistemi avvenute ancora via database o tramite scambio di import di file rendono ancora più complesso ed oneroso apportare qualsivoglia modifica.
Software specifici per funzioni specifiche
L’utilizzo di software specifici e dipartimentali consente alle aziende di adattarsi alle esigenze uniche di ciascun settore. Per fare un esempio, tramite l’implementazione di un MES un reparto di produzione può beneficiare di soluzioni avanzate di gestione che ottimizzano i processi e migliorano la tracciabilità dei prodotti.
Allo stesso modo, un team di marketing può trarre vantaggio da software di automazione della comunicazione come i CRM che semplificano la gestione delle campagne commerciali e analizzano i dati per prendere decisioni consapevoli. I PPM (Project&Portfolio Management) in un’azienda che lavora su commessa assumono un ruolo chiave per il tracciamento e l’avanzamento delle attività legate ai progetti e a un’efficace allocazione delle risorse sugli stessi. Inoltre, i tools di process design, collaboration e condivisione dei dati velocizzano e accentrano file e comunicazioni sia interne che con clienti e fornitori, tagliando enormemente gli effort dovuti a telefonate tra colleghi, ricerche e scritture di e-mail, ricerche di file in rete.
Per ogni settore dell’azienda (Marketing, Sales, Engineering, Operations e Service), dunque, esistono piattaforme software moderne capaci di soddisfare specifiche esigenze, configurabili e adattabili senza l’ausilio di linguaggio di programmazione e facilmente integrabili con ERP e altri sistemi. È importante comprendere che non tutti i settori aziendali debbono necessariamente avere uno o più software dipartimentali. Un’analisi e una digital strategy design permettono in tal senso di individuare gli efficientamenti possibili e disegnare la roadmap operativa per introdurre i giusti strumenti e le funzionalità per ottimizzare i processi operativi. A questo proposito, consigliamo la lettura dell’articolo “Digital Check: il primo passo per l’introduzione di un software“
Integrazioni facilitate rispetto al passato
L’integrazione di software specifici con un sistema ERP può portare a un ecosistema aziendale più robusto. L’interconnessione delle varie soluzioni consente un flusso più fluido delle informazioni tra i reparti, migliorando la collaborazione e la comunicazione interna.
I software dipartimentali moderni hanno la capacità di integrarsi con l’ERP e con gli altri software in maniera snella, semplice da sviluppare e a costi molto minori che in passato. Questo avviene tramite l’esposizione via web dei dati dei sistemi, ad esempio tramite webAPI (Application Programming Interface) che permettono a sistemi esterni abilitati di ottenere i dati in tempo reale mediante appositi messaggi di richiesta, senza costruire complicate impalcature di tabelle di frontiera o scambi di file che, oltretutto, non lavorano in modo totalmente sincrono.
Per architetture particolarmente grandi e complesse esistono anche delle piattaforme che facilitano le integrazioni tra sistemi sfruttando i processi ETL (Extract/Transform/Load), che rendono i dati disponibili estraendoli da più sorgenti per poi ripulirli, trasformarli e, in ultima analisi, utilizzarli per finalità di business.
Ottimizzazione dei costi e flessibilità
L’implementazione di software specifici se nell’immediato aumenta i costi complessivi, nel medio e lungo termine può portare a una maggiore efficienza operativa e a una riduzione dei costi.
Investire in soluzioni mirate consente di evitare sprechi associati all’utilizzo di funzionalità superflue in un sistema ERP o di personalizzazioni per forzarlo ad operare fuori standard. Inoltre, rende i dati più fruibili e facilita la comunicazione riducendone i tempi. L’adozione di queste piattaforme offre anche un maggiore livello di flessibilità e agilità.
I dipartimenti possono scegliere strumenti che si adattino perfettamente ai loro processi, senza dover compromettere la qualità o l’efficacia. Questa flessibilità è cruciale in un ambiente aziendale in cui la velocità dell’innovazione è un elemento chiave.
Conclusioni
La decisione di utilizzare software dipartimentali all’interno di un’azienda e, in particolare, in un’azienda che lavora su commessa è un passo cruciale per migliorare le prestazioni e stimolare l’innovazione.
Mentre gli ERP continuano a svolgere un ruolo vitale nell’integrazione delle attività centrali, la complementarità di soluzioni mirate può essere la chiave per mantenere un vantaggio competitivo nel mercato moderno.
L’obiettivo è creare un ambiente aziendale agile, in grado di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del mercato.
OPTA, grazie ad una lunga e consolidata esperienza, può supportare i propri clienti nel disegnare la loro digital strategy, aiutandoli a identificare i software più adatti alle proprie esigenze con un percorso di progettazione, selezione e introduzione armonica degli strumenti che vada a braccetto con l’ottimizzazione dei processi e dell’organizzazione aziendale tutta.
Riproduzione riservata©
Newsletter
Se ti piacciono i nostri contenuti, iscriviti. Ogni mese ti informeremo su nuove pubblicazioni, eventi interessanti per il tuo business e novità del mondo OPTA.
