articolo di
Matteo Lombardi
Luca Castelletti

Nell’era dove l’informazione ha acquisito una importanza strategica pari, se non superiore, a quella del prodotto, anche la funzione Operations, che per sua natura si occupa di realizzare il prodotto, deve intraprendere un percorso di efficientamento dei processi di gestione delle informazioni.

Volendo schematizzare il ruolo delle operations e in particolare del processo di pianificazione della produzione si potrebbero identificare due flussi la cui gestione coordinata risulta strategica a livello gestionale: quello dei materiali e quello delle informazioni.

Mentre il flusso dei materiali ha da sempre caratterizzato le aziende manifatturiere ed ha visto concentrarsi numerosi sforzi per ottimizzarlo, il flusso relativo alle informazioni ha acquistato nel tempo un peso sempre maggiore ed è ormai chiaro a tutti gli operatori del settore quanto sia diventato parte fondamentale della gestione operativa. Senza una corretta gestione delle informazioni non è possibile avere una corretta gestione delle operations.

Se da una parte la storia industriale ha visto una progressiva maturazione delle tecniche di ottimizzazione della produzione ormai diffusamente applicate, dall’altra risulta essere meno diffusa la cultura di una gestione ottimizzata e automatizzata del trasferimento e dell'utilizzo delle informazioni. Infatti, troviamo ancora in molti casi una gestione dell'informazione "artigianale" che non tiene in considerazione l'inefficacia, l'inefficienza e quindi il costo che ne deriva. A tutti è noto, ad esempio, l'abuso che si fa a livello aziendale dell’e-mail come mezzo di diffusione di tutte quelle informazioni che invece dovrebbero essere gestite tramite ERP o altri software.

Se andiamo a ben vedere, la pianificazione della produzione ha come scopo finale quello di generare e diffondere informazioni sui compiti che ogni risorsa della Supply Chain dovrà portare a termine al fine di raggiungere l'obiettivo comune della consegna corretta e puntuale dei prodotti ai clienti. La pianificazione della produzione come processo avrà sempre di più il compito di rendere la generazione e lo scambio di informazioni il più possibile automatico e dinamico con le variazioni della domanda e dello stato della Supply Chain.

Un esempio di miglioramento del sistema di pianificazione della produzione 

In quest’ottica riportiamo il caso di Italcab Spa come esempio vincente di riesame e miglioramento del processo di pianificazione della produzione allo scopo di ottimizzarne i metodi e gli strumenti.

L'azienda, costruttrice di cabine per macchinari agricoli ed industriali, ha sempre effettuato la pianificazione della produzione seguendo logiche sane, ma utilizzando strumenti che richiedevano un eccessivo contributo di lavoro manuale. Si possono citare a titolo di esempio il file Excel con il quale l'ufficio commerciale rielaborava i piani di consegna dei clienti allo scopo di dare indicazioni al reparto di montaggio oltre che ad altri file (sempre Excel) tramite i quali il responsabile della pianificazione della produzione elaborava i diversi piani di lavorazione di tutti i reparti produttivi.

In entrambi i casi il lungo lavoro di aggiornamento manuale portava da un lato a commettere errori nell’inserimento dei dati e dall’altro obbligava ad un aggiornamento dei piani di spedizione e di lavorazione non sufficientemente allineato con la frequenza di comunicazione dei piani di consegna dei clienti tipicamente settimanale. Quest’ultimo fattore rappresenta in particolare una delle cause di generazione di errori e sprechi durante il flusso produttivo. È infatti evidente che non allineare tempestivamente la pianificazione della produzione all’effettivo andamento della domanda renderà complicata la stima dei carichi di lavoro e porterà, in un dato periodo, in parte a produrre articoli non richiesti ed in parte a non produrre articoli effettivamente richiesti dai clienti.

Per ridisegnare ed efficientare il processo di pianificazione Italcab, con il nostro supporto, ha individuato e portato a termine alcuni interventi di miglioramento che di seguito sintetizziamo:

  • È stata impostata una procedura su ERP per la corretta manutenzione degli ordini clienti facendo particolare attenzione alla gestione della data di spedizione come elemento base del sistema di pianificazione. Gli ordini clienti, quasi sempre sotto forma di piani di consegna con aggiornamento settimanali, venivano precedentemente presi in carico da un’operatrice dell’ufficio commerciale che li trasferiva ed elaborava manualmente su file di Excel.
  • È stato revisionato l’algoritmo del calcolo di generazione dell’MPS (Master Production Schedule) in modo da sincronizzare MPS e previsioni/ordini di vendita. Precedentemente l’MPS e previsioni/ordini di vendita non erano sincronizzati e gli aggiornamenti avevano una forte componente manuale. L’MRP leggeva i fabbisogni derivanti dall’MPS e la mancata sincronizzazione con le vendite portava ad accorgersi troppo tardi di variazioni delle vendite rispetto a quanto pianificato.
  • È stata implementata, sempre su ERP, una procedura di generazione automatica del piano di montaggio settimanale sincronizzato con il piano di spedizione. Il piano di montaggio veniva precedentemente elaborato manualmente dal caporeparto sulla base di alcuni file relativi ai piani di consegna.
  • Sono stati definiti per alcuni modelli di cabine dei livelli di scorta allo scopo di favorire il livellamento dei carichi di produzione e gestire la variabilità della domanda sui modelli ad alta rotazione. Il numero di cabine da mettere a scorta è stato messo a sistema in modo da generare fabbisogni in modo automatico sui componenti delle cabine.
  • È stato sviluppato uno strumento automatico di valutazione dei carichi di lavoro per le diverse linee di montaggio. Prima dell’implementazione di questo strumento il carico di lavoro atteso era stimato su un complicato ed a volte poco attendibile file di Excel dal caporeparto.
  • È stata impostata una procedura di gestione dei mancanti per il montaggio. In particolare, è stata sviluppata un’elaborazione automatica dell’elenco dei mancanti a partire dal piano di montaggio ed è stato migliorato il database per la condivisione delle informazioni di gestione dei mancanti stessi. (vedi altro articolo blog)
  • È stato creato un modello informatico per l’aggiornamento periodico dei parametri di scorta dei componenti per il montaggio ed è stato definito un nuovo algoritmo per la creazione automatica dei piani di consegna per i fornitori
  • È stato infine creato un pannello con i principali KPI di performance (livello di servizio e coperture di magazzino). Lo scopo era quello di rendere oggettive le performance principali della pianificazione della produzione. La generazione e diffusione dei KPI è stata automatizzata tramite la Business Intelligence.

Tutti gli interventi hanno richiesto una importante fase progettuale ed un continuo confronto e lavoro con la software house che gestisce l’ERP aziendale per arrivare a rendere massimo l’utilizzo dei mezzi informatici e ridurre drasticamente la gestione manuale dei dati.

L’azione sui punti di intervento individuati ha richiesto un anno di lavoro impegnativo con un team composto dalle funzioni commerciale, pianificazione e produzione.

I risultati emersi sono stati però incoraggianti in termini di miglioramento del livello di servizio offerto al cliente e di efficientamento della produzione (stimati in circa il 12% del costo della manodopera diretta) grazie al miglioramento in termini di pianificazione.

Gli interventi hanno però riguardato in prima battuta solo la pianificazione del montaggio ed in parte dell’acquisto dei componenti per lo stesso. Visti i risultati ottenuti la direzione di Italcab ha deciso di proseguire il percorso intrapreso di miglioramento della pianificazione della produzione ribaltando progressivamente le logiche applicate al montaggio anche ai processi produttivi a monte.

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