Il ruolo delle Operations può essere sintetizzato come quella serie di attività volte alla realizzazione dei prodotti tramite la gestione di due flussi coordinati tra loro: quello dei materiali e quello delle informazioni.

Il primo flusso, quello sul quale storicamente si sono sempre concentrati gli sforzi gestionali e di efficientamento delle aziende produttive, è quello dei materiali (idealmente si può immaginare qualcosa di simile anche per le aziende di servizio quando studiamo le modalità che utilizzano per “maneggiare” i beni immateriali di cui si occupano). Tutti, giustamente, tendiamo ad associare al flusso dei materiali il concetto di “generazione del valore”. È infatti grazie a una corretta gestione del flusso dei materiali che le aziende riescono a realizzare i prodotti da proporre al mercato e, quindi, a generare fatturato e profitti.

Sempre di più, però, nell’ambito della gestione delle Operations sta acquisendo importanza governare bene il flusso delle informazioni. Tutte le aziende operano ormai in un contesto nel quale sono chiamate a rispondere a richieste di maggiore velocità e flessibilità da parte dei propri clienti, i quali spesso comunicano i loro bisogni senza grande preavviso e, non di rado, cambiando idea su scelte già comunicate. Quante volte capita di sentirsi chiedere anticipi o posticipi di consegna su ordini già avviati e pianificati!

Questa dinamica rende sempre più complicato gestire in modo fluido ed efficace il flusso dei materiali e, in tale contesto, una corretta gestione delle informazioni sta diventando sempre più strategica.

Tipicamente, la pianificazione della produzione è la funzione aziendale che si occupa principalmente di gestire tale flusso informativo legato alla gestione dei materiali e, pertanto, il suo ruolo sta diventando sempre più importante nella gestione di tutte le Operations.

La pianificazione della produzione ha, inoltre, un ruolo decisivo nel creare quella parte dell’esperienza del cliente che non ha un diretto legame con il prodotto fornito. Sempre più i clienti valutano i propri fornitori, coscientemente o incoscientemente, secondo fattori che hanno a che vedere con il servizio vero e proprio: la velocità, l’affidabilità e la comunicazione.

La velocità, intesa come il Lead Time che intercorre tra quando il cliente effettua un ordine e quando l’azienda riesce a consegnare è, in molti ambiti, un fattore determinante per stare sul mercato. In ogni caso i nostri sistemi produttivi devono essere caratterizzati dal giusto grado di velocità adeguato alle esigenze dei clienti.

A seguire, inderogabile per ogni azienda è l’affidabilità, ossia la capacità di “consegnare quando ho promesso di farlo”. Il futuro sarà delle aziende affidabili. Basti pensare a quelle organizzazioni, Amazon su tutte, che hanno basato il loro successo sull’affidabilità; i clienti percepiscono positivamente il servizio e tendono a fidarsi di loro e, per questo, a preferirle.

La fiducia del cliente si costruisce, però, anche sapendo comunicare in modo corretto e preciso. Rimanendo nell’ambito della pianificazione questo significa avere sotto controllo l’avanzamento dei singoli ordini, saper prevedere la data di consegna e, in particolare, i ritardi e saperli comunicare per tempo ai clienti. Se non sempre si riesce ad essere puntuali, la differenza per il cliente la fa l’essere avvisato in anticipo e saranno sempre preferiti i fornitori che comunicano tempestivamente eventuali problemi nel rispetto dei tempi.

Questo tipo di servizio fatto di velocità, affidabilità e comunicazione si costruisce sicuramente avendo a disposizione un sistema produttivo e una supply chain performanti, ma soprattutto avendone il controllo complessivo tramite procedure e strumenti di pianificazione adeguati.

Conseguentemente, è necessario iniziare a pensare alla gestione dei dati come a un processo strategico da rendere sempre più efficace ed efficiente. Questo significa lavorare su più fronti strutturando il processo di pianificazione in modo solido tramite logiche e procedure che si richiamano alle migliori best practice e dotandolo di strumenti informatici specializzati in grado di gestire le informazioni in modo semplice, automatico e con informazioni sempre disponibili (lo scambio di informazioni via e-mail non è tra questi e spesso non lo sono neanche i mille file excel utilizzati negli uffici di pianificazione).

In quest’ottica un processo di continua verifica e miglioramento del processo di pianificazione e dei suoi strumenti risulta fondamentale per la permanenza delle nostre aziende sul mercato. Non accontentiamoci di come stiamo lavorando, il mondo corre e noi abbiamo bisogno di seguirlo senza faticare troppo.