La maggior parte dei testi e delle best practices relative alla gestione dei progetti si focalizza sulla gestione di un singolo progetto. Poco è stato invece scritto sulla gestione multiprogetto, nonostante si tratti della situazione più comune nelle aziende e, in particolare, nelle PMI.
Nelle maggior parte delle imprese coesistono infatti contemporaneamente numerosi progetti con livelli di priorità comparabili che insistono su un pool di risorse condiviso.
In una situazione di questo tipo l’applicazione delle classiche tecniche di project management ai singoli progetti, pur essendo necessaria, di per sé non può garantire il rispetto degli obiettivi, poiché tali tecniche non tengono conto di alcuni fenomeni essenziali. Il più importante di essi consiste nel fatto che l’incertezza si propaga rapidamente e imprevedibilmente da un progetto all’altro attraverso le risorse condivise.
Nell’esempio in figura:
- i ritardi si propagano, perché se l’attività D sul progetto 1 va in ritardo ne risente anche l’attività B sul progetto 2 che risulta affidata alla stessa risorsa
- gli anticipi non si trasmettono, perché anche se l’attività D del progetto 1 finisce in anticipo, R1 non può iniziare l’attività B nel progetto 2 finché non è terminata l’attività A del progetto 2.
Occorre quindi introdurre un diverso «strato» di programmazione che consenta di gestire con coerenza il portafoglio di progetti afferenti ad una certa area, a un gruppo di risorse condiviso o, in generale, ad un macro-obiettivo aziendale.
In letteratura questo processo viene denominato variamente e con diverse sfumature Program Management o Portfolio Management ma, sfortunatamente, esistono pochi esempi su come questa attività debba essere svolta in pratica.
Questo articolo presenta sinteticamente una applicazione sviluppata da OPTA che consente di gestire, in maniera semplice ed efficace, il portafoglio progetti a partire dal concetto di «pipeline».
La pipeline è costituita da un insieme di progetti che l’azienda si è impegnata a realizzare all’interno di un determinato orizzonte temporale (fig. sotto: l’esempio si riferisce ad un’azienda che opera nel settore impiantistico)
Per ogni progetto sono definiti i parametri tecnico-economici fondamentali (valore del progetto, milestones e relative date, ecc: vedi figura). Le informazioni possono variare in funzione dell’azienda.
L’applicazione, concepita per un utilizzo multiutente e per supportare l’attività di un gruppo di lavoro multifunzionale, consente di gestire tutti gli step di gestione del singolo progetto (manutenzione delle date, milestones, piani di lavoro, ecc.) mantenendo una visione complessiva del portafoglio progetti e delle sue priorità relative. In questo modo, i vantaggi della pianificazione a vista di tipo lean si uniscono con la praticità di uno strumento software integrato con l’ERP aziendale.
È inoltre possibile calcolare indicatori di prestazione e predittivi, sia a livello di singolo progetto che di portafoglio complessivo.
I vantaggi per le aziende che hanno introdotto strumenti propri del Program Management sono stati rilevanti perché la loro l’applicazione colma una importante lacuna di molti sistemi di programmazione.
Occorre comunque ricordare che per una personalizzazione adeguata alle specificità dell’azienda è necessaria un’attività propedeutica di analisi critica del processo di gestione dei progetti: solo in questo modo sarà possibile individuarne i punti deboli e identificare le relative contromisure tecniche e organizzative.
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