articolo di
Luca Castelletti
L’aggiornamento dei dati di un qualunque sistema è, in generale, un lavoro spesso faticoso non sempre svolto in modo organico e costante. Tuttavia, sono altrettanto evidenti gli effetti negativi di un mancato presidio delle attività di manutenzione dei dati. Vediamone, in particolare, le conseguenze nella fase di Pianificazione della Produzione.

Partiamo riprendendo una frase dell’articolo Pianificazione della produzione: un processo chiave spesso trascurato che, testualmente, recita: una corretta manutenzione dei dati utilizzati dai software è garanzia della correttezza delle informazioni necessarie alla pianificazione (“dammi dati sbagliati e ti darò risultati ancora peggiori”).
Vorrei spiegare meglio perché questa affermazione sia vera e perché in moltissime aziende questo semplicissimo concetto è inapplicato e, di conseguenza, fonte di grandi problemi.

Se in azienda non viene garantito l’aggiornamento delle previsioni e degli ordini di vendita e non è assicurata la manutenzione delle distinte base, dei cicli di lavoro e dei parametri MRP, la corretta gestione del processo di Pianificazione della Produzione è pura utopia.

Entriamo nel dettaglio di queste affermazioni.

Cosa deve essere manutenuto

Per capire quali dati devono essere oggetto di manutenzione costante bisogna considerare gli input del processo di Pianificazione della Produzione, ovvero:

  • le previsioni di vendita: ciò che ho venduto e ciò che prevedo di vendere
  • la distinta base e i cicli di produzione: come è fatto il mio prodotto, nei suoi componenti e nelle modalità di lavorazione, nonché nei parametri di gestione come lead time e scorte
  • le disponibilità di materie prime e semilavorati o componenti considerando le giacenze in essere, gli ordini in corso (sia come ordini di acquisto che di produzione) e gli impegni.
Fig. 1 – Sistema MRPFig. 1 – Sistema MRP

La figura evidenzia proprio come la struttura di un sistema MRP si alimenta di questi input: si piò facilmente intuire che se ciò che alimenta il sistema non è corretto gli output, ossia le proposte ordini di produzione ed acquisto e i relativi suggerimenti, non potranno essere attendibili.

Se questo accade - e la nostra esperienza a fianco delle aziende ci dice che accade - iniziano a girare in azienda voci che narrano che l’MRP non funziona o non è attendibile e che è meglio fare tutto a mano perché il “Sistema” non ci supporta.

Alcuni esempi di cosa succede veramente

Prendiamo come primo esempio le vendite. L’ordine di vendita può anche essere inserito correttamente, ma deve anche essere aggiornato se cambiano i termini di consegna pattuiti con il cliente (ciò capita sovente con le date di consegna, più che con le quantità ordinate). I dati di base, come appunto le quantità e le date di consegna, vanno modificati direttamente sul gestionale, non comunicati attraverso mail che poi restano solo patrimonio di Outlook.

Secondo esempio, la Distinte Base. Anche in questo caso chi la genera (es. Ufficio Tecnico) è molto attento e responsabilizzato affinché la Di.BA. sia corretta. Ma i problemi vengono dopo, quando cioè iniziano ad arrivare le richieste di modifica. L’esperienza ci dice che tali richieste non seguono una strada univoca: a volte arrivano all’ing. Tizio (capo dell’UT) che le comunica al suo assistente Caio; se però Caio non c’è o ha altro da fare, la modifica non viene recepita. Altre volte arrivano al dr. Sempronio (capo delle Vendite), che ne parla direttamente a Caio (così fa prima) e questi, siccome non glielo ha detto il suo capo, nel dubbio, non fa la modifica. Perdonatemi l’uso della solita triade Tizio, Caio e Sempronio, ma se indagate al vostro interno, forse qualcosa di simile è capitato o capita anche a voi.

Terzo esempio, i parametri di gestione. In questo caso va detto che i parametri sono tanti. Il loro primo inserimento, una volta definiti, è semplice e di solito non comporta problemi ma non dobbiamo dimenticare che essi si collocano in una realtà che è sempre in mutazione. Pensate al lead time del singolo fornitore, a quanto possa cambiare nel tempo e pensate a tutti i fornitori che avete. Ma un discorso analogo si può fare per la politica delle scorte e dei valori ad essa correlati, moltiplicati per il numero di prodotti che avete. Da far venire il mal di testa, vero?

Quarto e ultimo esempio, gli ordini aperti di acquisto e di produzione. Si possono fare gli stessi ragionamenti visti per gli ordini di vendita ma, in questo caso, oltre alle quantità e alle date di consegna, aggiungiamo anche la correttezza del dato di giacenza (di materie prime e semilavorati) che per tanti motivi può far registrare un delta con la giacenza fisica (oltre al delta fisiologico che non è eliminabile).

Vediamo cosa sarebbe necessario fare

In ciascun esempio riportato non abbiamo rilevato la presenza di una procedura di manutenzione dei dati né di un responsabile del loro aggiornamento o meglio, della loro integrità e correttezza, formale e sostanziale. Senza questi elementi non possiamo avere garanzia della certezza dei dati.

Per quanto riguarda la gestione dei parametri, il cui aggiornamento può risultare particolarmente impegnativo, può essere utile adottare una procedura di aggiornamento massivo, da lanciare due o tre volte all’anno. L’esperienza dimostra che una modalità efficace per l’aggiornamento dei dati parte dall’estrazione delle informazioni dal Sistema ERP aziendale, in modo da creare un file dati in formato Excel che dovrà essere controllato e aggiornato “massivamente” per poi essere trasferito nuovamente nel Sistema ERP.

La figura 2 sotto riportata rappresenta lo schema logico di questa procedura, mentre la figura 3 ne evidenzia un possibile output.

Fig. 2 – Sistema Manutenzione dati MRPFig. 2 – Sistema Manutenzione dati MRP
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Fig. 3 – Esempio file manutenzione dati MRPFig. 3 – Esempio file manutenzione dati MRP

Conclusioni

Se anche in uno solo degli esempi citati ritrovate qualche similitudine con quanto avviene nella vostra azienda allora avete qualche elemento in più per sfatare il mito che circola tra gli uffici (“è colpa del Sistema!”) e forse è giunto il momento di fare qualcosa per andare oltre lo stesso, partendo dalla responsabilizzazione nella gestione dei dati e definendo le procedure sia per il mantenimento quotidiano che una tantum con modalità massiva.

Attivarsi per la manutenzione dei dati permetterà di prevenire gli errori e limiterà gli interventi sul sistema alle sole vere urgenze.

In ogni caso non incolperete più l’MRP che il suo lavoro lo fa, almeno nel 99% dei casi, molto egregiamente


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articolo di Luca Castelletti