articolo di
Luca Castelletti

È frequente riscontrare in azienda, soprattutto nelle attività di ufficio, criticità relative ad elevati carichi di lavoro, con conseguenze dirette sulla qualità del prodotto o del servizio erogato e sulla produttività oltre che sull’aumento di stress e tensioni tra il personale. Esistono tuttavia tecniche per gestire correttamente il proprio tempo, punto di partenza per svolgere al meglio le proprie mansioni e per riacquisire la serenità lavorativa. 

Uno dei problemi più diffusi in azienda è legato alla sensazione, da parte del personale, di non avere abbastanza tempo per portare a termine tutte le attività lavorative. Questo fenomeno è frutto di diversi fattori, quali:

  • scarsa chiarezza di ruoli e mansioni
  • cattiva circolazione delle informazioni
  • scarsa attitudine nel gestire le attività secondo i criteri di urgenza e importanza con conseguente tendenza a privilegiare le attività urgenti a discapito di quelle importanti
  • scarsa capacità di pianificare le attività
  • presenza di frequenti interruzioni e conseguente frazionamento e perdita di efficienza nello svolgimento delle attività di competenza. 

Esistono tuttavia delle tecniche per ottimizzare la gestione del tempo e per migliorare la qualità del proprio lavoro.

Per meglio far comprendere cosa intendiamo può risultare interessante ripercorrere sinteticamente quanto sviluppato dalla nostra Società nell’ambito di un progetto di consulenza condotto assieme alla responsabile Acquisti della Open Group, impresa sociale che si caratterizza per essere una piattaforma integrativa per l’erogazione di servizi alle persone, alle comunità e alle imprese.

A seguito di importanti e complesse operazioni societarie, la responsabile Acquisti aveva raggiunto una condizione di stress molto elevato, con un impatto negativo sulla qualità del proprio lavoro oltre che con una costante perdita di fiducia nelle proprie capacità e delle motivazioni verso lo svolgimento dei propri compiti.

In accordo con la Direzione aziendale abbiamo intrapreso un percorso volto a capire se per la responsabile Acquisti fosse sostenibile la nuova situazione lavorativa, partendo dalla ottimizzazione delle modalità di gestione delle sue attività

Il primo passo è stato quello di inquadrare le attività svolte. La metodologia utilizzata è stata quella dell’osservazione frontale accompagnata dalla registrazione delle attività. Dall’analisi sono emerse alcune criticità:

  • frequente coinvolgimento della responsabile in attività non più di sua competenza (il nuovo mansionario che era stato abbozzato era rimasto solo “sulla carta”)
  • difficoltà a ordinare per grado di importanza e smaltire le attività non ancora processate
  • frequenti interruzioni da parte dei colleghi, principalmente via telefono ed e-mail, anche per attività non di competenza.

L’osservazione del modus operandi ha portato a pianificare e rendere operative alcune azioni di miglioramento allo scopo di rendere più ordinato ed efficiente il lavoro della responsabile. Riassumiamo brevemente le principali azioni messe in atto. 

MAPPATURA ATTIVITA’

Allo scopo di capire le tipologie di attività svolte ed il loro impatto sulla giornata lavorativa, è stato svolto un conteggio quotidiano:

  • delle attività chiuse
  • delle attività da svolgere (coda attività)
  • delle e-mail processate
  • delle telefonate ricevute. 

Questo monitoraggio ha permesso di quantificare le attività e di verificare, tramite il monitoraggio della coda (frutto della differenza tra azioni in entrata e azioni chiuse), la capacità di “processamento” da parte della responsabile e l’efficacia delle azioni di miglioramento messe in atto per aiutarla in questo senso.

A questa registrazione è stata affiancata la divisione ed il conteggio delle attività per macro-argomenti, in modo da ponderare l’impatto delle diverse macroaree di intervento sul lavoro della responsabile e per valutare il bilanciamento del mansionario (alcune attività non erano infatti legate alla funzione Acquisti).

Questa analisi ha portato successivamente a trasferire alcune attività secondarie ad altri uffici. 

“SAPER DIRE DI NO”

Dal punto di vista operativo abbiamo cercato di rendere effettivo il mansionario a suo tempo ufficializzato dalla Direzione aziendale ma non completamente preso in carico dall’organizzazione.

In tutte le realtà è assai frequente che le persone vengano interpellate per attività non di loro competenza con conseguente perdita di tempo, scarsa efficacia e puntualità nei risultati e decentramento dall’obiettivo del proprio lavoro.

La regola definita è stata quella di cominciare a non prendere in carico tutte le attività fuori mansionario, spiegandone il motivo a coloro che le avevano richieste e cercando di indirizzarli alle funzioni di competenza. Si è trattato di un lavoro inizialmente delicato, anche perché non sempre i colleghi hanno accettano serenamente questo tipo di rifiuto. Tuttavia, con il tempo, le richieste “fuori mansionario” sono diminuite.

ORGANIZZAZIONE DELLA GIORNATA LAVORATIVA

È stato affrontato il tema della pianificazione delle attività giornaliere impostando alcuni semplici strumenti di aiuto:

  • elenco delle attività aperte, con categorizzazione delle attività secondo i criteri di importanza e urgenza
  • schema delle attività da svolgere in giornata. 

Lo schema delle attività da svolgere in giornata viene predisposto a fine giornata lavorativa per il giorno successivo. Questo è uno strumento fondamentale nella gestione del tempo; è molto importante infatti dedicare quotidianamente un po’ di energie alla pianificazione del lavoro, in quanto mettere in ordine le idee favorisce l’efficienza e l’efficacia nello svolgimento delle attività e permette di non perdere di vista le attività importanti, spesso “superate” da quelle urgenti. 

Nell’elaborazione del piano della giornata lavorativa devono essere in particolare elencate:

  • le 3-5 cose da fare assolutamente in giornata
  • il piano degli appuntamenti/telefonate
  • alcune attività a bassa priorità per dare flessibilità e variabilità. 

Le attività di pianificazione della giornata hanno dato da subito buoni risultati (la coda delle attività si è ridotta e successivamente stabilizzata) e sono entrate nella prassi lavorativa della responsabile.

RIDUZIONE DELLE INTERRUZIONI

Un altro fronte di intervento è stato quello finalizzato alla riduzione delle interruzioni da parte di colleghi e persone esterne.

Inizialmente è stato necessario imporre a tutti progressivamente, ma con perseveranza, di trasformare tutte le richieste telefoniche in richieste scritte via e-mail. Le telefonate in entrata sono infatti interruzioni improvvise e proprio per questo portano sempre ad interrompere le attività in corso. Spesso, inoltre, chi viene interpellato via telefono non sarà in grado di chiudere l’argomento subito per mancanza di informazioni; in questi casi si sarà quindi comunque costretti a rimandare la risposta.

Il secondo passo è stato quello di cercare di gestire le e-mail e non di essere gestiti dalle stesse. È infatti nell’indole di tutti la tentazione di leggere e rispondere a tutte le e-mail al momento della ricezione. Il grande numero di e-mail ricevute quotidianamente porta però ad un eccessivo frazionamento delle attività con la conseguente perdita di concentrazione ed efficienza.

La responsabile ha quindi accettato di seguire la regola di dedicare due finestre di tempo nella giornata (al mattino appena arrivata e dopo pranzo) da dedicare esclusivamente alla lettura, categorizzazione e chiusura delle e-mail. Al di fuori di queste finestre la posta elettronica non viene letta se non in casi di estrema urgenza. In questo modo le e-mail da un lato non rappresentano più un motivo di interruzione, dall’altro vengono lette e processate con maggiore attenzione e qualità nella risposta. 

Concludendo, si può affermare che il lavoro svolto per migliorare la gestione del tempo ha permesso di riorganizzare il lavoro della responsabile Acquisti di Open Group permettendole di avere maggiormente sotto controllo le attività e le relative priorità. Il principale risultato è stato riuscire a ridimensionare le iniziali difficoltà della persona, permettendole di acquisire maggiore tranquillità e fiducia di fronte alle nuove mansioni.

 

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articolo di Luca Castelletti

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