La produzione per commessa prevede progetti unici e specifici i cui rischi, obiettivi e requisiti possono variare molto a seconda della tipologia di lavoro da eseguire e possono cambiare in corso d’opera per richieste del cliente, per la disponibilità di nuove tecnologie, per influenze esterne e per altro ancora. 

Il controllo di gestione nei lavori per commessa è uno strumento fondamentale che, oltre ad identificare, valutare e gestire preventivamente i rischi connessi al progetto, può adattarsi all’eventuale aumento di complessità della commessa stessa per garantirne il successo. Questo tipo di controllo si concentra sul monitoraggio e sulla gestione di alcune variabili chiave: tempi, costi, qualità e risorse. 

Impostazione di un sistema di controllo di gestione

La pianificazione di una commessa comporta la definizione degli obiettivi, la stima dei costi, la programmazione dei tempi e l’allocazione delle risorse necessarie. Perciò nell’impostare un controllo di gestione per commessa bisogna sincerarsi che il sistema monitori tutti i fattori critici di successo:

• Costi: l’unicità delle commesse rende difficile la stima dei costi; di conseguenza, il loro controllo richiede una gestione attenta, che si ponga come obiettivo il mantenere costi e margini entro i limiti programmati (quantità e prezzi), attraverso la registrazione dei costi effettivi sostenuti nella commessa e il confronto con il budget previsto, il quale potrebbe a sua volta subire variazioni.
• Tempi: sono una variabile molto mutevole, il cui rispetto è spesso cruciale per garantire la soddisfazione del cliente; anche in questo caso è necessaria la capacità di eseguire le attività nei tempi programmati, monitorando costantemente l’avanzamento della commessa rispetto alla pianificazione dei tempi.
• Qualità: deve essere conforme ai requisiti richiesti dal cliente ed eventualmente a normative strettamente dipendenti dal settore in cui il progetto si sviluppa; è necessario dunque definire standard specifici ed avere procedure di controllo che garantiscano che il lavoro soddisfi sempre gli standard previsti, anche qualora i criteri che definiscono la qualità siano suscettibili di una certa variabilità.
• Risorse: è necessaria la capacità di allocare ed utilizzare le risorse disponibili (personale, attrezzature, materiali, …) nel modo più efficace ed efficiente, per evitare sprechi e garantire che tali risorse siano disponibili quando necessario, talvolta coordinando reti complesse di fornitura. 

Tutti questi monitoraggi devono essere continui e portare all’identificazione delle cause di scostamento tra programmato ed effettivo (ritardi, extra budget, fuori standard). Devono inoltre stabilire azioni correttive, che possono poi includere la ridefinizione della pianificazione, la riallocazione delle risorse o l'implementazione di procedure di miglioramento della qualità. 

Questo processo consente di evitare criticità potenziali tipiche che possono compromettere efficacia ed efficienza nell’avanzamento della commessa, quali lo spreco di risorse, sia umane che materiali, e il calcolo impreciso del costo di commessa, cui contribuiscono la non corretta imputazione dei costi di non conformità e la difficoltà nel separare le differenze di prezzo dalle differenze di quantità, principalmente sui costi diretti esterni (materiale e lavorazioni esterne). 

Per quanto evidenziato fino a qui risulta chiaro che il controllo di gestione per commessa richiede un reporting e una comunicazione efficace tra tutte le parti coinvolte nella commessa. Solo report regolari sullo stato di avanzamento del progetto consentono a tutti di essere informati e di reagire prontamente a eventuali problemi.

Analisi dei costi

Per ottenere il monitoraggio sopra descritto è necessario impostare un collegamento stretto tra Contabilità Analitica e Contabilità Generale.

Occorre definire con precisione compiti e responsabilità di gestione, a partire dalla definizione di chi ha la responsabilità dell’apertura e della gestione della commessa nell’ERP e qual è lo schema di collegamento tra Co.Ge e Co.An.

Inoltre, deve essere chiaro:

• come avviene l’attribuzione alle commesse dei costi diretti (manodopera, materiale, lavorazioni esterne, ecc..), ma anche chi esegue le registrazioni conseguenti in contabilità;
• secondo quali criteri vengono imputati alle commesse i costi indiretti di produzione;
• secondo quali criteri vengono ribaltati sulle commesse i costi di struttura;
• se i costi di acquisizione della commessa e poi quelli di progettazione esecutiva vengono imputati direttamente alla commessa e se sì con quali criteri. 

Occorre prestare la massima attenzione a questo stadio del processo, in quanto possono sopraggiungere criticità nella implementazione del sistema di controllo di gestione, come possibili difficoltà nell’attribuzione dei costi «contabili» alle commesse, imprecisione nell’attribuzione dei costi o costi non completi, differenze tra Co.Ge e Contabilità di Commessa «aziendale».

Analisi degli scostamenti

Da quanto abbiamo descritto appare evidente che un controllo di gestione efficace deve prevedere un sistema informativo (possibilmente all’interno dell’ERP) che permetta un confronto agevole tra dati preventivi e consuntivi e una chiara attribuzione delle responsabilità nei confronti dei dati inseriti e di come questi vengano analizzati. 

Il sistema di controllo è tanto più efficace quanto più è in grado di confrontare categorie di costi omogenei a livello di preventivo commerciale, progettazione esecutiva e consuntivo di commessa, così da evidenziare le diverse tipologie di scostamento che si possono presentare:

• scostamenti nella realizzazione (fase operativa)
• scostamenti di previsione (budget /preventivo)
• scostamenti di misurazione (rilevazione dei dati)
• scostamenti nella definizione degli obiettivi
• scostamenti casuali (dovuti a fenomeni non prevedibili). 

Dati alla mano, dunque, si potrà procedere all’analisi degli scostamenti, che dovrà tenere conto della difficoltà nell’interpretazione dei risultati ma anche del grado di raggiungimento degli obiettivi e della relativa composizione. Non va dimenticato il rischio di confrontare costi non omogenei, così come le difficoltà nell’attribuzione delle responsabilità degli scostamenti. 

Tutto quanto descritto ovviamente ha lo scopo di identificare e, se possibile, anticipare i problemi che possono insorgere durante il processo realizzativo di una commessa. 

In conclusione, quindi, il controllo di gestione per commessa è un processo dinamico che richiede un monitoraggio costante e una gestione attenta delle variabili chiave. Ma un controllo efficace contribuisce a evitare costi e ritardi, assicurando che la commessa venga chiusa con successo nel rispetto di tempi, costi e qualità.