La gestione dei processi delle aziende produttive è caratterizzata da una serie di complessità che crescono di pari passo all’aumento delle esigenze da parte del mercato in termini di velocità, affidabilità e capacità di dare un servizio complessivo soddisfacente ai clienti. 

Le difficoltà gestionali risultano ancora maggiori nell’ambito delle produzioni su commessa. Dover fornire prodotti dedicati o personalizzati, con specifiche variabili e spesso da riprogettare, porta a dover impostare, in aggiunta alle comuni attività gestionali (operations e logistica in primis), anche un coordinamento più ampio di attività a partire dalla fase commerciale fino all’organizzazione di un servizio after sales strutturato. 

La complessità gestionale delle aziende che producono su commessa è caratterizzata da alcuni punti critici peculiari, spesso ricorrenti. Vediamo quali sono. 

Impostazione e integrazione delle attività dell’ufficio tecnico nel processo gestionale

L’area tecnica è coinvolta già dalla fase di offering e, successivamente, durante la definizione tecnica del prodotto venduto. Una pianificazione non corretta delle attività di progettazione può incidere negativamente sul lead time di risposta al mercato. Per questo motivo è necessario che l’ufficio tecnico sia gestito come un vero e proprio reparto produttivo e il relativo piano di lavoro sia impostato in modo coordinato con quello di tutte le altre risorse aziendali. 

Project Management

Nelle aziende di produzione su commessa è fondamentale impostare un processo che permetta di coordinare diverse funzioni aziendali nell’esecuzione di ciò che è necessario per lo sviluppo e la produzione di quanto è stato venduto, nei tempi concordati con i clienti e in modo coerente ai costi previsti. In molte aziende questo processo è debole e poco efficace.

Il Project Manager è la figura deputata a questa gestione e deve fungere da punto di contatto tra le esigenze del cliente e le funzioni operative aziendali.

Controllo economico di commessa

Il controllo economico è un tema importante non solo a livello aziendale globale ma anche e soprattutto delle singole commesse, sulle quali è necessario avere un controllo puntuale dei costi. Questo controllo, spesso difficoltoso, può essere raggiunto tramite l’impostazione di un processo di preventivazione strutturato, una corretta assegnazione dei costi alla commessa, una rappresentazione efficace del rapporto budget vs consuntivo e un controllo finanziario di commessa e del cash flow aziendale complessivo (se sei interessato ad approfondire l'argomento leggi l'articolo Il controllo di gestione nella produzione per commessa)

Digitalizzazione dei processi

I processi da gestire in modo coordinato sono molti e gli scambi di informazioni tra gli enti, nella gestione su commessa, sono particolarmente numerosi. Utilizzare il solo ERP per il management informatico aziendale non è più sufficiente. Fortunatamente il mercato dei software dedicati alla gestione dei diversi processi è sempre più ricco di proposte, ma ogni azienda ha bisogno di individuare quale possa essere il set di soluzioni più adatte al proprio assetto.

Standardizzazione dei prodotti

Spesso le aziende di produzione su commessa concepiscono il prodotto offerto al mercato come non ripetitivo e talmente personalizzato da poter essere considerato di volta in volta un vero e proprio “pezzo unico”. Sicuramente nella maggior parte dei casi la vendita su commessa porta a dover personalizzare il prodotto per rispondere alle esigenze del cliente ma una leva di semplificazione gestionale è quella di avviare un processo di progressiva standardizzazione di una buona parte del prodotto in modo da rendere il più possibile le fasi di progettazione un adattamento e una configurazione dello stesso. 

Gestione delle distinte base

La strutturazione della distinta base del prodotto è un processo chiave. I prodotti vengono progettati commessa per commessa e, in ogni fase del processo, dalla vendita fino al post-vendita, esistono necessità di viste e strutturazioni della distinta base diverse (ad es. come posso disegnare la BOM – Bill of Materials – in modo coerente alle fasi di assemblaggio o per favorire il post-vendita?).

Il passaggio dalla distinta unica a distinte diverse (commerciale, tecnica, di produzione, di post-vendita) permette di “esplicitare” le caratteristiche del prodotto in modo funzionale alle diverse fasi del processo portando a una ottimizzazione complessiva. 

Gestione della documentazione di prodotto

Uno dei problemi più ricorrenti riguarda la difficoltà nel gestire in modo organizzato e reperibile tutte le - documentazioni tecniche legate al prodotto di una determinata commessa. Molte aziende si affidano a una gestione documentale tramite cartelle nel file system del server aziendale o del cloud, ordinate secondo regole più o meno standardizzate e condivise aziendalmente. Questo metodo si rivela spesso poco pratico e di difficile applicazione. Una gestione sicuramente più efficace può consistere nell’adottare strumenti informatici specifici come i software PDM (Product Data Management) o PLM (Product Lifecycle Management). 

After sales

In molti casi, l’attività di assistenza ai clienti dopo l’acquisto del prodotto è gestita dalle aziende come fastidio necessario. Sta però crescendo la consapevolezza che il post-vendita possa e debba trasformarsi in leva di business sia per perseguire la fidelizzazione dei clienti sia come vero e proprio fattore di profitto.

Argomenti come la predisposizione dei manuali di prodotto, la gestione dei ricambi e l’impostazione di servizi di monitoraggio/controllo macchine da remoto sono sempre più di attualità tra le attività di sviluppo aziendale. 

Impostare azioni di miglioramento sui punti sopra elencati rappresenta una sfida importante per le aziende che producono su commessa: occorrerà essere disposti a intervenire sui processi in modo significativo ma nella consapevolezza che questo avrà effetti positivi sul processo di gestione della commessa e sul relativo portafoglio progetti oltre che sull’intera organizzazione. 

Non perdere gli aggiornamenti sul sito di OPTA: nei prossimi articoli affronteremo con maggiore focus i temi sopra elencati, sia con approfondimenti di dettaglio che con alcuni esempi di applicazioni pratiche. 

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