Nel precedente articolo, “Cos’è un software MES (Manufacturing Execution System)?”, abbiamo descritto le caratteristiche di un software MES e i suoi ambiti applicativi. In particolar modo, abbiamo visto come i MES siano dei software in grado di informatizzare la gestione e il controllo del reparto produttivo in azienda.

Grazie alla loro indubbia utilità e alle possibilità di accedere ai finanziamenti di Industria 4.0, in questi ultimi anni i software MES hanno visto una rapida diffusione all’interno delle aziende, portando vantaggi evidenti e molto apprezzati come:

• il rispetto e la corretta esecuzione dei processi produttivi (tempi e priorità)
• l’eliminazione di elevati data entry manuali tipici di una raccolta dati cartacea
• la visualizzazione dell’avanzamento delle lavorazioni in real-time
• il calcolo dell’OEE e di altri indicatori in real-time
• individuazione delle perdite e diminuire gli sprechi
• garanzia di tracciabilità

Spesso però abbiamo constatato come alcune aziende, impazienti di sfruttare l’opportunità di finanziarsi il MES, non ne abbiano programmato appieno la sua introduzione e non abbiano sfruttato tutte le potenzialità ed i vantaggi derivanti da una sua integrazione più oculata.

Per evitare che questo avvenga abbiamo pensato di elencare i principali errori che le aziende commettono quando installano un software MES.

L’errore più frequente che riscontriamo è quello di voler estendere contemporaneamente il software MES a tutti i reparti produttivi aziendali, in maniera da non lasciare alcun reparto scoperto. Questo è un obiettivo che l’azienda deve raggiungere per sfruttare il MES al massimo delle sue potenzialità ma è un’attività che richiede del tempo. Il nostro suggerimento è quello di inserire il software un reparto alla volta, altrimenti il rischio è di non riuscire ad avere il pieno controllo del sistema o, nella migliore delle ipotesi, di tralasciare aspetti importanti dell’implementazione, facendo mancare quell’attenzione ai dettagli che ogni area invece richiede perché il lavoro risulti di qualità.

Il secondo errore è figlio del punto precedente: quando si estende un software MES in un breve lasso di tempo a tutti i reparti, tipicamente l’azienda non ha le risorse per formare al meglio gli utilizzatori (pianificatori e addetti alla produzione). Si possono progettare interfacce semplici ma se le persone non vengono affiancate e seguite il rischio è che il sistema venga utilizzato male (ad esempio, versamenti inesatti). Per questo motivo è vivamente raccomandato un adeguato periodo di affiancamento.

L’obiettivo primario del MES è quello di digitalizzare il flusso informativo tra la pianificazione della produzione e i reparti produttivi. Questo avviene quando il software viene collegato direttamente all’ERP importando gli ordini di produzione e rilasciandoli direttamente in reparto, filtrati per centro di lavoro e orizzonte temporale. Non sfruttare questa funzionalità porta il software MES ad essere una mera raccolta dati che obbliga gli stessi addetti alla produzione ad un successivo inserimento nell'ERP delle principali informazioni dell’ordine di produzione: un data entry manuale che può portare ad errori di versamento.

Non interfacciare il software MES all’ERP porta a non sfruttare la logica retrofit dei MES con il mancato ritorno delle informazioni al gestionale. Di conseguenza:

• non sarà possibile monitorare lo stato di avanzamento degli ordini in real-time
• ci sarà sempre una persona che dovrà scaricare le dichiarazioni fatte sul MES ed inserirle manualmente sull'ERP.

Come evidenziato nel punto 1, molte aziende tendono ad accelerare l’implementazione del software MES col rischio di perdere il controllo del processo. Per evitare questo e per avere chiaro quali saranno le customizzazioni e le particolarità proprie della realtà aziendale, ha senso procedere, prima ancora dell’installazione, con una attività manuale di raccolta dati. Prevedere questa attività ha inoltre il vantaggio di comprendere al meglio le proprie esigenze che dovranno essere poi trasformate in "specifiche funzionali", estremamente utili in fase di software selection. 

In ultimo, ma non per ordine di importanza (vedi punto 2), si tratta di una attività che aiuta a progettare la corretta formazione delle risorse.

Ordini di produzione, cicli di lavoro, tempi di esecuzione delle attività: questo punto è concettualmente molto semplice, ma ciò non impedisce che l’errore venga commesso. Se questi dati non sono corretti, le informazioni che saranno visualizzate come tali da chi pianifica la produzione e dagli addetti alla produzione.

Un altro errore molto frequente è continuare l’elaborazione e l’analisi dei KPI ottenuti con Excel, nonostante il MES metta normalmente a disposizione le proprie dashboard. Ciò richiede ovviamente tempo da dedicare al data entry sul foglio elettronico, per aggiornare cruscotti obsoleti a cui si fa fatica a rinunciare per pigrizia e resistenza al cambiamento (attenzione è comune anche nei manager). Il software MES deve perciò utilizzare le proprie dashboard, oppure deve avvalersi di strumenti di Business Intelligence come PowerBI o Qlik Sense.

Concludendo, abbiamo dunque condiviso quali possano essere gli errori più frequenti che, sulla base della nostra esperienza abbiamo visto commettere nell'ambito di un progetto che preveda l'analisi della situazione attuale, la software selection e, infine, l’installazione e l'avviamento di un software MES.

Crediamo che il nostro contributo possa risultare utile a chi si sta approcciando a tali progetti, da affrontare con la giusta calma e, quindi, correttamente pianificati. Sarebbe un grave errore se il focus fosse esclusivamente quello di fare in fretta per non perdere il finanziamento. Questi progetti richiedono di essere realizzati su misura della propria azienda, come un abito di sartoria, in modo da non “prendere mai una brutta piega”. OPTA in questo caso può rappresentare un sarto eccellente.