Come affrontare il processo di software selection per scegliere il software più adatto alle proprie esigenze

Nell’era della digitalizzazione, dove termini come trasformazione digitale, processi automatizzati, collaboration e cloud computing sono ormai entrati nel gergo comune, non è sempre facile affrontare un percorso di implementazione software.

Spesso le difficoltà del processo risultano evidenti già durante le fasi di configurazione e di rilascio del software ma nella maggior parte dei casi si tratta di effetti che dipendono dalla scelta stessa del software (software selection), non sempre adatto esigenze dell’azienda.

Come facciamo ad essere sicuri di approcciare nel modo corretto la software selection?

In questo ci aiuta una metodologia consolidata che comprende tutte quelle attività che l’azienda mette in campo per determinare quale sia il software più adeguato e performante da inserire e che comprende i seguenti step:

• contatto dei fornitori potenziali, sia software house che system integrator, in grado di proporre soluzioni differenti
• incontri di presentazione del prodotto, dove tipicamente i fornitori presentano le demo sui prodotti offerti ma durante in quali è necessario poter intuire anche la professionalità, l’esperienza e la solidità del fornitore stesso
• ricezione e valutazione delle offerte inviate all’azienda
• selezione delle soluzioni preferenziali, su cui è necessario effettuare una valutazione costi/benefici
• negoziazione e scelta del fornitore e della soluzione ideale
• contrattualistica ed avvio del progetto di introduzione del software.

Ognuno di questi passi deve essere affrontato con particolare attenzione ma è fondamentale comprendere che esiste un fattore chiave: la software selection può essere effettuata con successo solo se, a fronte di un’esigenza specifica, siano stati definiti in modo chiaro e dettagliato i requisiti di funzionamento del software, coerenti con i processi che si vogliono ottenere.

Questo significa aver necessariamente definito all’interno della propria organizzazione:

• gli obiettivi organizzativi del progetto di introduzione del software (ad esempio velocità di esecuzione, tracciabilità delle attività, raccolta informativa, ecc.)
• i processi coinvolti e loro svolgimento attuale e soprattutto desiderato, sia in termini di attività e attori che di informazioni e relazioni
• le funzionalità richieste
• le interfacce presenti e/o da costruire con gli altri sistemi informativi presenti

Ma perché occorre effettuare una software selection così articolata in fase preliminare?

I benefici sono molteplici e tutti riconducibili alla riduzione drastica dei rischi legati al progetto di introduzione del software, che tipicamente riguardano:

• l’irrigidimento dei processi aziendali, in quanto la scelta del software eventualmente basata unicamente su componenti di costo, potrebbe non garantire la risposta alle proprie esigenze e introdurre ulteriore complessità all’interno dell’operatività aziendale
• la valutazione delle attività del progetto implementativo, e quindi dei costi, che potrebbero apparire minimi inizialmente per poi ampliarsi enormemente durante le ultime fasi del progetto
• la dilatazione continua dei tempi di implementazione che, associata all’aumento dei costi, innesca un processo di inefficienza e frustrazione da cui poi è sempre più difficile uscire senza ulteriori esborsi.

Cosa prevede in dettaglio il processo di software selection?

Si tratta di un processo articolato, che nasce dalle necessità di digitalizzazione, sia di un singolo processo che di più processi all’interno di una o più funzioni, come accade ad esempio quando si vuole cambiare/introdurre un ERP.

Una volta identificati chiaramente i processi la software selection riguarda principalmente la valutazione di diversi fornitori che concorrono nella configurazione della migliore soluzione per l’azienda. Ed è proprio il concetto di soluzione che ci deve guidare in questo processo.

La scelta dei fornitori da coinvolgere non deve essere guidata unicamente dai prodotti offerti, ma deve comprendere la valutazione di referenze (magari ottenute da contatti di fiducia), di vicinanza territoriale, di dimensioni dell’azienda stessa. Queste ultime componenti possono non influenzare la qualità del prodotto offerto in sé per sé ma rappresentare fattori utili a valutare il servizio offerto.

Nella fase di valutazione dei costi/benefici è necessario continuare a ragionare in ottica di soluzione, ricordandosi ad esempio di quantificare anche gli ulteriori costi interni che l’azienda dovrà sostenere in caso di scelta della soluzione proposta (si pensi ad esempio all’inserimento di un server dedicato).

Per quando riguarda i benefici è essenziale coinvolgere nella valutazione gli attori chiave che saranno poi utilizzatori e diretti beneficiari del prodotto - ossia i “key user” - per due scopi principali: da una parte garantire che il prodotto sia effettivamente funzionale e dall’altra responsabilizzare e portare sul progetto chi poi dovrà partecipare attivamente alla fase implementativa. In quest’ottica per poter valutare a pieno la soluzione proposta, durante tutto il processo di software selection sarà essenziale un forte allineamento tra le diverse figure coinvolte: Direzione, Responsabili IT, Direttori di funzione e key user.

Effettuare una software selection che tenga conto dei processi aziendali, sia attuali che ottimizzati, è dunque la chiave per non effettuare scelte sbagliate e non avviare progetti destinati a fallire.

In conclusione, riportiamo due brevi esempi di software selection affrontata presso nostri clienti e che verranno trattati in maniera dettagliata nei prossimi articoli

Il primo riguarda l’introduzione di un sistema MES in un’azienda di produzione nel settore della carpenteria medio-leggera, che opera su mercati nazionali ed internazionali. Tramite un’accurata software selection che è stata affrontata in ottica di processo è stato possibile valutare in fase iniziale le peculiarità dell’azienda ed implementare il software MES richiesto in tempi molto più rapidi rispetto ad un progetto standard e con un grado di soddisfazione alto di tutte le parti coinvolte.

Il secondo caso è relativo all’introduzione di un nuovo ERP nell'ambito di un gruppo aziendale con tre stabilimenti e diversi processi gestionali che opera nel settore della produzione di articoli in polietilene e biopolimero e delle protezioni in materiali plastici e metallici per macchine automatiche. Il gruppo aveva avviato un processo di cambio ERP senza però aver definito chiaramente e nel dettaglio i requisiti di processo. Dopo oltre un anno dall'avvio del progetto e dopo aver sostenuto ingenti costi ovviamente non previsti, l’ERP non era ancora stato implementato su tutti gli stabilimenti e, dove invece risultava attivo, non copriva ancora tutti i processi aziendali. Solo dopo un’accurata analisi iniziale è stato possibile individuare in che modo procedere nel progetto di implementazione. L'analisi, infatti, ha messo in evidenza le possibili ottimizzazioni, perseguite poi grazie ad una progettazione dettagliata dei nuovi processi operativi che, successivamente, sono stati rapidamente implementati nell’ERP. Grazie a questo lavoro focalizzato preliminarmente sui processi è stato possibile, in pochi mesi, avviare l'ERP in tutti gli stabilimenti del gruppo. Dopo 9 mesi complessivi (progettazione processi ed avvio software), tutti gli stabilimenti del gruppo utilizzavano lo stesso ERP per tutti i processi ritenuti chiave.