La gestione delle informazioni impatta notevolmente sulla produttività, che è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Tuttavia, ancora oggi troppe aziende usano sistemi obsoleti e, anche per questo, faticano a restare competitive.

Sicuramente lo strumento principale in azienda è proprio l’ERP (Enterprise Resource Planning) o come siamo più comunemente abituati a chiamarlo: il gestionale.

Al solo pensiero del cambio del sistema gestionale molte aziende rabbrividiscono. La sostituzione con un nuovo prodotto può non essere un semplice, ma se il processo viene scomposto correttamente, e con gli step graduali oltre che con un buon partner al proprio fianco, sicuramente può diventare una scelta di successo.

Perché bisogna cambiare il gestionale?

Le ragioni possono essere molteplici, ad esempio: la cessazione dello sviluppo da parte della software house produttrice, le dimensioni sempre crescenti dell’azienda, la mancanza di integrazione con software di terze parti, la continua rincorsa alle personalizzazioni per rispondere agli aspetti legislativo-finanziari.

Uno dei campanelli d’allarme che indica che è arrivato il momento di valutare la scelta di un nuovo sistema gestionale è la crescente complessità nella ricerca manuale delle informazioni nel sistema informativo con il conseguente aumento di tempo operativo ed elevato rischio di errore, lasciando così poco tempo alle riflessioni a “valore aggiunto”.

Immaginiamo di essere all’interno di un ufficio acquisti e dover fare un’analisi sugli ordini non consegnati da parte di un determinato fornitore. Si apre un file Excel che tramite una query estrae i dati dal gestionale e li mette su un foglio che viene poi elaborato tramite una macro. Funziona, è vero, ma è un processo lento, macchinoso e non sicuro; potrebbero infatti perdersi dei dati dovuti ad una formula non corretta e determinare, di conseguenza, un’analisi sbagliata. Questo è solo uno dei tanti esempi di processi che non assicurano tempestività e reattività in un mercato sempre più dinamico e competitivo.

Gli ERP presenti oggi sul mercato sono in grado di svolgere compiti ripetitivi autonomamente e, quelli più avanzati, anche di proporre delle soluzioni grazie all’uso dell’intelligenza artificiale. Ma prima di procedere con l'attività di software selection (ossia analizzare quali siano i prodotti presenti sul mercato) è indispensabile definire in maniera chiara ed inequivocabile gli obiettivi; in particolare quali processi aziendali dovranno essere mantenuti e quali dovranno necessariamente diventare più snelli e veloci.

È scontato ma è fondamentale che gli obiettivi siano condivisi da tutto il team di lavoro in modo tale che durante i vari step del progetto ciascuno si impegni a raggiungere il risultato finale prefissato. In questo delicato passaggio è fondamentale l'analisi e la condivisione delle aspettative definendo quali aspetti potranno essere implementati in fase 1, quali in fase 2 e quali non lo saranno affatto. Mantenere alta la fiducia in progetti come questo è importantissimo quindi occorre evitare di creare false aspettative.

Ma come scegliere le persone da coinvolgere nel progetto di cambio ERP?

È importante scegliere persone che abbiano una mentalità aperta e che siano pronte al confronto con le novità presenti sul mercato, dunque che non abbiano come mantra la classica frase “abbiamo sempre fatto così, perché cambiare ora?”. Se possibile, dovrebbero appartenere ognuno a ciascuna funzione aziendale caratteristica (ad esempio: Ufficio Acquisti, Produzione, Logistica, Commerciale, Finance e IT).

Dopo aver costruito il team di lavoro e condiviso gli obiettivi occorre dedicarsi alla selezione del sistema informativo.

La software selection è uno step fondamentale nel “cambio di gestionale” e non va assolutamente sottovalutato perché con essa si andrà a scegliere il software, ma soprattutto il "partner", che nel prossimo futuro accompagnerà l’azienda nel processo di crescita.

Prima di coinvolgere possibili fornitori è indispensabile fare un’analisi dei processi interni e definire lo stato attuale (spesso chiamato AS-IS), per poi elaborare richieste e “requisiti minimi” del nuovo gestionale (TO-BE). Nella fase di analisi interna è opportuno analizzare la situazione attuale e individuare le criticità e le principali cause che le generano, così da avere ben chiari i risultati che si vogliono ottenere con il nuovo gestionale.

Successivamente si può procedere con un approfondimento di ciò che il mercato propone: è proprio in questa fase che vengono coinvolte le software house. Per prima cosa bisogna individuare i possibili candidati e pianificare una serie di incontri per assistere alle demo pratiche, in modo da poter confrontare i “desiderata” espressi durante l’analisi interna e ciò che realmente il software è in grado di fare. Diffidate sempre della risposta “ad oggi questa feature non è ancora presente ma ci stiamo lavorando e nella prossima release sarà implementata”. Per evitare successivi malcontenti è opportuno presentarsi ad ogni demo con una lista di domande da fare alla software house e non avere un atteggiamento passivo davanti alle mirabolanti videate nelle quali è illustrato il prodotto (che appare sempre molto bello e veloce).

Alcune delle domande che sarebbe bene porre sono:

• il software si interfaccia con i software già presenti in azienda ad esempio MES, WMS e PLM? Se sì avete già interfacciato il vostro prodotto con “” (nome di ciascuno dei software che si desidera “allacciare” al gestionale)?
• il software si interfaccia con il pacchetto Office?
• quali sono le principali tipologie di licenze (Produzione, Magazzino, Commerciale, Finance, ecc.)? È facile aggiungere nuove licenze?
• quanto spesso viene aggiornato il software?
• è necessario hardware aggiuntivo rispetto a quello già installato in azienda (Server, RAM, CPU ecc.)?
• che tipologia di assistenza è prevista?
• e soprattutto, quale sarà il tempo di implementazione del software?

Queste, e tante altre, domande potrebbero essere utili per dirimere la classica nebbia in cui ci si trova inevitabilmente durante un processo di software selection. Le risposte ricevute sono, inoltre, un altro elemento che può aiutare a confrontare i vari prodotti e i preventivi che ogni software house presenterà.

A seconda delle dimensioni dell’azienda la software selection può durare anche più di quattro o cinque mesi.

Prima di procedere all’installazione sarà necessario definire il piano di implementazione del nuovo sistema e costruire un Gantt di progetto, in modo da avere sempre sotto controllo scadenze e responsabilità dei vari enti. Man mano che si procede all’implementazione è bene coinvolgere sempre più persone per farle sentire parte integrante del progetto e per tener conto delle opinioni di coloro che utilizzeranno lo strumento quotidianamente. È proprio in questa fase che si potrebbero incontrare le principali difficoltà, soprattutto da parte di quegli utenti “resistenti” al cambiamento. Un’arma che spesso si rivela molto utile è la formazione del personale perché consente di far toccare con mano tutti i vantaggi generati dal cambio di sistema informativo. Tanto più tempo si investe in questa fase, maggiori saranno i risultati e la soddisfazione degli utenti.

Uno dei passaggi più delicati nell’implementazione del nuovo sistema è la migrazione dei dati (spesso sulle modalità di attuazione del processo emergono diversità di opinioni tra software house e azienda). Inizialmente bisognerebbe “passare” le anagrafiche (Articoli, Clienti e Fornitori) poi si procede con le giacenze di magazzino e successivamente con saldi contabili e commesse aperte.

L’annosa questione è: trasferire tutti i dettagli dei movimenti oppure fare “tabula rasa”?

Bisogna valutare caso per caso, certo è che se si decidesse di migrare tutti i dati sarebbe necessaria una mole di lavoro importante. Per questo motivo, se possibile, sarebbe bene porre questa domanda negli incontri preliminari, in modo da evitare incomprensioni e dover acquistare giornate di programmazione aggiuntive, mandando così in ritardo il progetto.

In conclusione, il cambio del gestionale è sicuramente un investimento importante, sia in termini economici che dal punto di vista umano, ma se gestito accuratamente in tutte le sue fasi consentirà all’azienda di effettuare un salto tecnologico, guadagnare produttività e migliorare il servizio ai propri clienti.