La gestione dei mancanti di produzione: cos’è e come ridurre le rotture di stock

In ogni azienda manifatturiera, grande o piccola che sia, il rispetto dei tempi di consegna è un fattore critico di successo. Tuttavia, capita spesso che la produzione si blocchi perché manca un componente, un materiale o una parte essenziale: è il cosiddetto mancante di produzione.

Si tratta di una problematica tanto diffusa quanto insidiosa: basta un solo elemento non disponibile per rallentare intere linee produttive, generare ritardi e compromettere la soddisfazione del cliente. Comprendere che cosa sono i mancanti, perché si verificano e come prevenirli è quindi fondamentale per garantire continuità operativa e competitività sul mercato.

Che cos’è un mancante di produzione

Nel linguaggio della produzione industriale, con “mancante” si indica un materiale, un componente o una parte necessaria al processo produttivo che non è disponibile al momento giusto. Questa situazione è strettamente legata al fenomeno della rottura di stock, ovvero l’esaurimento delle disponibilità di magazzino o dei materiali in linea. Quando si verificano mancanti di produzione, l’azienda rischia fermi macchina, ritardi nelle consegne e, nei casi più gravi, la perdita di ordini e clienti.

Come si generano i mancanti di produzione

Le cause possono essere diverse e spesso si sommano:

• Previsioni errate della domanda → una pianificazione poco precisa porta a scorte insufficienti.
• Aumenti imprevisti degli ordini → picchi inattesi che sorprendono la supply chain.
• Ritardi o problemi con i fornitori → consegne fuori tempo o inaffidabili creano interruzioni.
• Errori di inventario o di gestione interna → discrepanze tra ciò che è registrato e ciò che realmente è disponibile.
• Processi poco efficienti → tempi di approvvigionamento lunghi o mancanza di coordinamento tra uffici e reparti.

In sintesi, ogni volta che domanda e disponibilità non sono allineate, il rischio di mancanti diventa concreto.

Perché è importante gestire i mancanti di produzione

Trascurare il problema dei mancanti significa esporre l’azienda a una serie di conseguenze negative:

• Perdita di fatturato: ordini inevasi equivalgono a vendite mancate.
• Clienti insoddisfatti: consegne in ritardo o incomplete compromettono la fiducia e la reputazione.
• Costi extra: urgenze, spedizioni straordinarie e riorganizzazione dei turni aumentano i costi operativi.
• Inefficienze produttive: fermate e ripartenze generano sprechi e riducono la produttività complessiva.

Per queste ragioni, la gestione dei mancanti non è un tema secondario, ma un fattore critico di successo per qualsiasi realtà manifatturiera.

Come prevenire i mancanti di produzione

Per prevenire ed evitare in modo efficace i mancanti di produzione, le aziende possono attivare diverse leve gestionali. In primo luogo, un’accurata gestione delle scorte – elemento cardine del Supply Chain Planning – consente di bilanciare correttamente livelli di magazzino, fabbisogno e variabilità della domanda, riducendo il rischio di fermate produttive. Accanto a questa, risultano fondamentali il monitoraggio continuo della capacità produttiva, la collaborazione con fornitori strategici per garantire tempestività nelle forniture, e l’adozione di sistemi digitali avanzati per la pianificazione integrata della domanda e della produzione. L’insieme di queste leve consente di prevenire i mancanti e aumentare la resilienza della catena del valore.

Il caso Italcab Spa

Vale la pena citare un esempio interessante di impostazione di una gestione corretta dei mancanti. Parliamo della Italcab Spa, azienda veneta che produce cabine per mezzi per movimento terra ed affini che, con il supporto di OPTA, ha affrontato il tema che qui trattiamo.

Il lungo processo produttivo di Italcab prevede diverse lavorazioni interne, l’acquisto di molti componenti ed un assemblaggio finale che porta la cabina allo stato finito. Tra i motivi di ritardo nelle consegne, uno dei principali era stato identificato nella presenza di mancanti per l’assemblaggio finale. L’azienda ha formato un team di lavoro che prevedeva il coinvolgimento del Responsabile Logistica (Marco Cazzaro) e del Responsabile Magazzino (Simone Cardin) con l’obiettivo di risolvere il problema operando su diversi fronti.

Si è proceduto attraverso questi 4 step:

Definizione del concetto di mancante e conseguente misura corretta del fenomeno

In azienda era presente una certa confusione sul concetto di mancante. Ci possono essere infatti mancanti al prelievo dal magazzino, all’assemblaggio o per il venduto e non tutti hanno la stessa importanza. In una prima fase è stato deciso di focalizzarsi sui mancanti per il venduto.

Previsione dei mancanti per gli assemblaggi necessari per le vendite a breve termine

È stato progettato un apposito tool nel software gestionale che analizza il piano di montaggio necessario a coprire la domanda generata dal portafoglio ordini con orizzonte temporale a una settimana. Attraverso l’esplosione dei fabbisogni dei componenti avviene il confronto con la disponibilità degli stessi. Una stampa generata al termine dell’analisi propone un elenco dei componenti destinati a mancare in fase di assemblaggio e diventa uno strumento di lavoro per la riunione settimanale di pianificazione. In quest’ultima si pattuiscono le eventuali modifiche da effettuare al piano di assemblaggio e le attività di sollecito da fare verso i fornitori e verso i reparti di lavorazioni interne.

Registrazione e gestione dei mancanti

È stato creato un database in cui registrare sia i mancanti emersi dalla stampa (vedi punto precedente), sia quelli emersi durante le fasi lavorative che dipendono tipicamente da errori inventariali o da Non Conformità individuate in fase di assemblaggio. La registrazione permette di condividere, con tutti gli enti interessati, le informazioni utili a tutto il processo di gestione dell’urgenza: dal sollecito al fornitore fino alla consegna al reparto di destinazione. Le informazioni minime condivise sono: codice articolo, fornitore, reparto di destinazione, quantità mancante, data di fabbisogno e data di previsto arrivo. La gestione tramite un database centralizzato riduce notevolmente lo scambio di informazioni via e-mail e telefono, tipicamente incomplete e molto dispendiose in termini di tempo.

Conteggio dei mancanti ed individuazione delle cause

Registrare i mancanti permette, oltre che innescare le attività di gestione immediata, di lavorare sulle motivazioni che generano gli stessi allo scopo di ridurne le casistiche. Dalla stampa si ricava un conteggio settimanale che nel tempo permette di valutare l’andamento degli stessi mancanti ed intercettare eventuali derive negative.

Altro aspetto importante che ne deriva è stata l’analisi delle cause e la conseguente individuazione di attività di miglioramento dedicate alla riduzione dei mancanti. Nel caso specifico, in breve tempo, sono stati avviati alcuni progetti e implementati strumenti operativi per:

• la gestione ed il tempestivo ripristino del materiale scartato per problemi di qualità, gestendo le urgenze avendo come riferimento il piano di assemblaggio;
• il miglioramento della procedura di gestione della spedizione dei ricambi in modo da evitare la “cannibalizzazione” dei componenti destinati all’assemblaggio;
• l’impostazione di un piano di consegna per i verniciatori esterni sincronizzato con il piano di assemblaggio.

Sicuramente è importante sottolineare che, condizione necessaria per il successo di questo tipo di attività, è la collaborazione delle diverse funzioni aziendali coinvolte (vendite, produzione, approvvigionamenti, qualità per la gestione degli scarti/ripristini e azioni correttive nei confronti del fornitore).

I risultati di una corretta gestione dei mancanti

Si può concludere osservando che, dopo alcuni mesi di applicazione di questa procedura, un tale approccio ai mancanti permette di focalizzarsi sulle reali urgenze dell’azienda garantendo minori disservizi alla produzione e intercettando con anticipo i problemi.

In caso di ritardi nella consegna Italcab è ora in grado di informare per tempo i clienti che stanno apprezzando le informazioni, anche se negative. Allo stesso tempo i clienti hanno percepito un beneficio in termini di servizio (puntualità di consegna) migliorato sia grazie al processo appena descritto sia grazie a tutta un’altra serie di azioni di miglioramento del sistema di pianificazione di cui parleremo nei prossimi articoli.

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