Il Sales and Operations Planning è un processo costituito da più fasi che prevedono diversi incontri periodici tra le funzioni Sales e Operations. È tipico gestire questo processo su due livelli distinti:
- quelli di primo livello prevedono incontri con un taglio più direzionale e vedono coinvolti i responsabili Commerciali, quelli delle Operations e del Planning
- gli incontri di secondo livello sono invece più operativi e legati all’avanzamento e alla gestione del portafoglio ordini (tipicamente tra Customer Service e Planning)
Lo scopo di questi incontri è condividere un set di informazioni chiave relative a:
- contesto e settore
- mercato e domanda (potenziali variazioni che la funzione Commerciale inizia a prevedere, informazioni che arrivano da alcuni settori)
- nuovi prodotti e servizi che si vogliono inserire o che risultano appena rilasciati/avviati
- criticità operative legate ai reparti, linee produttive, confezionamento prodotto
Tutte queste informazioni devono consentire la definizione di piani di azioni correttive congiunti tra le funzioni coinvolte.
Vediamo alcuni esempi di output di attività che possono emergere da questi incontri:
- prevedere una revisione delle previsioni di alcuni prodotti
- inserire una scorta su uno specifico prodotto
- suggerire una spinta commerciale nel caso alcuni prodotti di punta non stiano performando come previsto
- decidere dei phase in/out anticipati
- decidere una temporanea modifica del modello di servizio nel caso di criticità operative all’interno dei reparti.
Come si può notare si tratta di azioni molto pratiche e prettamente operative che nascono proprio dalla condivisione di informazioni di due mondi completamente diversi.
A supporto di questo processo e a integrazione degli indicatori chiave, è opportuno impostare una dashboard (detta anche Monitor S&OP) e delle metriche che supportino e orientino la condivisione di informazioni al fine di facilitare il processo decisionale. Si tratta di strumenti che. a diversi livelli di aggregazione, permettono di visualizzare i dati relativi a ogni famiglia di prodotto, quali ad esempio:
- acquisito/spedito mensile
- previsioni prossimi mesi
- copertura a magazzino
- potenziali rotture di stock
- book to bill
Il Sales and Operations Planning è un processo che rappresenta un punto di eccellenza per il Planning, ma richiede, opportunamente, la gestione di una doppia complessità nella sua implementazione:
- vanno superati i conflitti tipici tra i due “mondi” Commerciale vs Operations: occorre sedersi allo stesso tavolo e identificare insieme soluzioni e azioni che possono creare valore per entrambe le parti
- Commerciale e Operations parlano storicamente due lingue diverse: trovare il corretto livello di aggregazione dei dati e delle informazioni affinché possano essere prese delle decisioni non è facile. Tipicamente per la previsione e la scorta, Operations e Planning lavorano per singola referenza mentre, nella maggior parte dei settori industriali, il Commerciale lavora per famiglia. In questo senso è difficile aggregare le informazioni in modo da facilitare il dialogo tra questi due enti: se sulle previsioni si ragionasse per macro-famiglia, potrebbe essere che al Planning non sia chiaro come assegnare queste previsioni all’interno dei codici che la compongono.
- Questa attività di identificazione di un linguaggio comune in alcuni casi può richiedere del tempo, ma può essere supportata da strumenti adeguatamente impostati.
Il processo S&OP, se adeguatamente strutturato, “oliato” e supportato da corretti strumenti, può innescare dei benefici perché permette di gestire opportunità e criticità grazie a un lavoro di squadra coeso.
Riproduzione riservata©
