La funzione che si occupa della pianificazione della produzione e degli approvvigionamenti, ovvero il Planning, ha lo scopo di gestire al meglio il flusso delle informazioni finalizzate a garantire il “servizio al cliente”. In questo articolo vedremo sette segmenti specifici su cui operare per perseguire obiettivi di questa importante funzione aziendale.
Ricordiamo che un sistema di pianificazione eccellente si basa su tre pilastri, ovvero il Sales & Operations Planning, il Planning & Control e la Collaboration; tre pilastri con un obiettivo preciso (il servizio al cliente) e due vincoli importanti: minimizzare il valore di magazzino e massimizzare l’efficienza operativa.
In questo articolo entreremo nel cuore del Planning & Control facendo riferimento a strumenti e processi operativi con l’obiettivo di fornire a tutte le parti interessate (compresi i clienti e i fornitori) le informazioni su cosa serve, quando serve e in che quantità.
Il Planning & Control rappresenta dunque il metodo con cui attivare la pianificazione e il monitoraggio di tutte le attività programmate. Nel prosieguo dell’articolo vedremo una sintesi dei punti chiave e degli strumenti che occorre gestire affinché questo processo performi correttamente.
1. La gestione dei dati di base dell’ERP
Quando parliamo di gestione dei dati di base, facciamo sempre riferimento al processo di manutenzione corretta e continuativa delle informazioni e dei parametri presenti all’interno del sistema gestionale aziendale (e.g. Lead Time, tempi di anticipo, anagrafiche, ecc.). L’aggiornamento corretto e tempestivo di queste informazioni e dei relativi parametri è la chiave per garantire qualità ed efficacia delle attività di pianificazione.
Troppo spesso ci troviamo di fronte a situazioni nelle quali questo processo viene trascurato dalle aziende ma più i dati sono aggiornati e più l’output del sistema di pianificazione restituisce risultati di qualità.
2. Stock profiling
Lo “Stock profiling” è uno strumento che ha l’obiettivo di definire la corretta politica di gestione per ciascun articolo all’interno dell’azienda, che si tratti di materia prima, semilavorati o prodotti finiti.
È particolarmente utile a dimensionare, secondo logiche definite, i parametri di pianificazione, tipicamente scorte di sicurezza, lotti minimi di riordino, valori di arrotondamento del lotto di riordino.
Avere uno strumento veloce e affidabile che permette di aggiornare con maggiore frequenza i parametri di pianificazione monitorandone gli effetti in periodi in cui la domanda può avere anche oscillazioni inaspettate (ad esempio ciò che è avvenuto in periodo covid) è un punto di forza per non perdersi nella complessità di questa attività che, se fatta in modo destrutturato, richiede molto tempo.
3. Liste di priorità e sequencing
Liste di priorità e sequencing permettono, a partire dalle proposte dell’MRP, di indirizzare correttamente le attività di produzione e approvvigionamento tenendo conto di eventuali nuove esigenze introdotte da criticità operative (e.g. problematiche in reparto, fermi linea) o fluttuazioni di portafoglio. Alcuni esempi di tipiche anomalie:
- avere in corso di produzione l’ordine per un articolo A già presente a scorta, a discapito di un articolo B non presente a magazzino e non ancora rilasciato in produzione perché in coda all’articolo A
- avere materiale fermo in accettazione, arrivato su richiesta urgente degli approvvigionamenti in quanto necessario per una produzione in scadenza, ma a cui non viene data precedenza al controllo qualità.
Un controllo delle priorità con un’“overview” come quella che dovrebbe avere la pianificazione - quindi in funzione delle date richieste e condivise con il cliente - è sempre più un valore determinante.
4. Governo della capacità produttiva
Il governo della capacità produttiva è un elemento chiave per bilanciare il carico di lavoro o avere visibilità di eventuali saturazioni che potrebbero impattare sul servizio al cliente. Le variabili che tipicamente possono incidere sulla disponibilità di capacità produttiva del plant sono: numero di turni, disponibilità di linee e loro efficienza, numero di risorse, volume di ferie o festività.
Avere il controllo di questi parametri, quando prevedibili, contribuisce a dimensionare il carico di lavoro e a prendere preventivamente decisioni nel rispetto del servizio al cliente.
5. Controllo dell’avanzamento di produzione
Il controllo dell’avanzamento di produzione è uno strumento che permette, in tempo reale, di avere informazioni sull’evasione degli ordini di produzione fornendo quindi un feedback su potenziali criticità e ritardi. In questo modo si ha la possibilità di gestire la comunicazione con il cliente e intervenire al più presto con azioni correttive.
Il punto di forza di questo strumento sta nel livello di dinamicità con cui si riesce a monitorare l’avanzamento del dato. Maggiore è la frequenza di aggiornamento, più è aggiornata e attendibile l’informazione condivisa dallo strumento stesso, fino ad arrivare a sistemi di controllo in “real time”.
6. Gestione dei mancanti
La gestione dei mancanti è uno strumento che permette di tenere traccia di quali componenti bloccano l’evasione degli ordini e identificare soluzioni sia nel breve che nel lungo periodo per evitare che possa riaccadere.
Tracciare e gestire i mancanti in modo strutturato può dare un contributo alla risoluzione di un problema nell’immediato, in quanto permette di filtrare tutte le volte in cui un componente blocca la produzione di un ordine, ma anche e soprattutto costituisce la base di partenza per implementare un processo che permette di limitare o evitare il presentarsi di altri mancanti in futuro.
7. Gestione Slow Moving
La gestione Slow Moving è uno strumento che aiuta a capire, per tipologia di articolo e famiglia di prodotto, il livello di copertura a magazzino e come classificare gli articoli in funzione di questo, facilitando l’identificazione degli “slow moving” e dei “no moving”. Anche in questo caso, come per il punto precedente, si riscontra l’utilità nel breve periodo: avere una separazione e un monitoraggio tra quelli che sono gli articoli a bassa rotazione e le attività connesse a come smaltire la giacenza generata. Risulta particolarmente utile anche per costruire la base dati per avviare un processo strutturato che permetta di limitare a magazzino il diffondersi di codici prodotto “dimenticati” o non gestiti correttamente.
L’ulteriore valore di questo tipo di strumento è quello di permettere il monitoraggio, con opportuna frequenza, dell’impatto sul valore di magazzino e del circolante.
Quella appena vista è una sintesi degli elementi chiave e delle leve da governare per strutturare al meglio un processo di Planning & Control. La sua corretta gestione può essere determinante nel raggiungimento dei principali obiettivi di un sistema di pianificazione efficace: il miglioramento del livello di servizio al cliente e la riduzione dei costi operativi garantendo la continuità produttiva.
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