Come si articola il processo di Sales & Operations Planning
Il Sales and Operations Planning è un processo costituito da più fasi che prevedono diversi incontri periodici tra le funzioni Sales e Operations. È tipico gestire questo processo su due livelli distinti:
- quelli di primo livello prevedono incontri con un taglio più direzionale e vedono coinvolti i responsabili Commerciali, quelli delle Operations e del Planning
- gli incontri di secondo livello sono invece più operativi e legati all’avanzamento e alla gestione del portafoglio ordini (tipicamente tra Customer Service e Planning)
Lo scopo di questi incontri è condividere un set di informazioni chiave relative a:
- contesto e settore
- mercato e domanda (potenziali variazioni che la funzione Commerciale inizia a prevedere, informazioni che arrivano da alcuni settori)
- nuovi prodotti e servizi che si vogliono inserire o che risultano appena rilasciati/avviati
- criticità operative legate ai reparti, linee produttive, confezionamento prodotto
Tutte queste informazioni devono consentire la definizione di piani di azioni correttive congiunti tra le funzioni coinvolte.
S&OP: quali sono i risultati e gli output
Vediamo alcuni esempi di output di attività che possono emergere da questi incontri:
- prevedere una revisione delle previsioni di alcuni prodotti
- inserire una scorta su uno specifico prodotto
- suggerire una spinta commerciale nel caso alcuni prodotti di punta non stiano performando come previsto
- decidere dei phase in/out anticipati
- decidere una temporanea modifica del modello di servizio nel caso di criticità operative all’interno dei reparti.
Come si può notare si tratta di azioni molto pratiche e prettamente operative che nascono proprio dalla condivisione di informazioni di due mondi completamente diversi.
A supporto di questo processo e a integrazione degli indicatori chiave, è opportuno impostare una dashboard (detta anche Monitor S&OP) e delle metriche che supportino e orientino la condivisione di informazioni al fine di facilitare il processo decisionale. Si tratta di strumenti che. a diversi livelli di aggregazione, permettono di visualizzare i dati relativi a ogni famiglia di prodotto, quali ad esempio:
- acquisito/spedito mensile
- previsioni prossimi mesi
- copertura a magazzino
- potenziali rotture di stock
- book to bill
Le sfide da superare nella gestione di un processo di S&OP
Il Sales and Operations Planning è un processo che rappresenta un punto di eccellenza per il Planning, ma richiede, opportunamente, la gestione di una doppia complessità nella sua implementazione:
- vanno superati i conflitti tipici tra i due “mondi” Commerciale vs Operations: occorre sedersi allo stesso tavolo e identificare insieme soluzioni e azioni che possono creare valore per entrambe le parti
- Commerciale e Operations parlano storicamente due lingue diverse: trovare il corretto livello di aggregazione dei dati e delle informazioni affinché possano essere prese delle decisioni non è facile. Tipicamente per la previsione e la scorta, Operations e Planning lavorano per singola referenza mentre, nella maggior parte dei settori industriali, il Commerciale lavora per famiglia. In questo senso è difficile aggregare le informazioni in modo da facilitare il dialogo tra questi due enti: se sulle previsioni si ragionasse per macro-famiglia, potrebbe essere che al Planning non sia chiaro come assegnare queste previsioni all’interno dei codici che la compongono.
- Questa attività di identificazione di un linguaggio comune in alcuni casi può richiedere del tempo, ma può essere supportata da strumenti adeguatamente impostati.
Il processo S&OP, se adeguatamente strutturato, “oliato” e supportato da corretti strumenti, può innescare dei benefici perché permette di gestire opportunità e criticità grazie a un lavoro di squadra coeso.
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