Organigramma e mansionario sono gli strumenti che individuano e descrivono i fondamenti della struttura aziendale. Per chi ormai da molti anni frequenta le PMI in veste di consulente di organizzazione aziendale non è inusuale sentirsi dire dalla Proprietà o dalla Direzione che “non c’è niente di più inutile di un organigramma e del relativo mansionario”. Proviamo a capire se c’è qualcosa di vero in questa affermazione.
L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica di quali legami funzionali o gerarchici tengono unite le persone all’interno dell’azienda: mi comunica chi devo ascoltare, da chi devo farmi ascoltare, con chi devo collaborare e chi devo sapere che esiste (anche se non lo incontro mai e, solo in apparenza, ciò che faccio non gli interessa e viceversa). 

Chi lavora nella stessa azienda da tanti anni ha un suo organigramma in testa che non sempre coincide con quello reale né con quello vigente in azienda. Proprio questa è una delle maggiori critiche verso lo strumento: non rispecchia mai la realtà, non è mai aggiornato, non fotografa il momento attuale ma quello nel quale è stato disegnato. 

Ma questo non è un limite dello strumento. Sono le organizzazioni che non sono in grado di descrivere loro stesse, che evolvono ma senza sapere come e perché. Inoltre, a forza di cambiare, le persone non sanno più che ruolo hanno e cosa fanno, e questo le demotiva, le rende inefficienti e le fa uscire dalla logica di una sana produttività. 

Un organigramma aziendale ben fatto e aggiornato con periodicità definita e sistematica, ed un mansionario completo e rappresentativo, definiscono chi in azienda decide, chi pianifica ciò che è stato deciso, chi fa ciò che è stato pianificato, chi controlla ciò che è stato fatto. 

Ad esempio, l’organizzazione di un’azienda che ha un sistema di gestione qualità certificato secondo la norma ISO 9001 opera secondo l'ormai famoso ciclo di Deming o “PDCA” (Plan, Do, Check, Act), che non funziona se non viene definito esattamente chi è responsabile di ognuna di queste quattro fasi.  

Nel mansionario questo deve essere definito, e il mansionario non esiste se non esiste l’organigramma. 

Non dobbiamo dunque pensare che l’organigramma sia la “foto” dell’azienda, perché questo è un concetto di per sé statico. È meglio vedere l’organigramma come il “video” dell’azienda, quindi una rappresentazione dinamica e “visiva” che consenta con immediatezza di capire come sono suddivisi ruoli e responsabilità. 

Se all’organigramma aziendale è associato il mansionario, tutto risulta più chiaro e definito. A tutto ciò aggiungiamo che questi due strumenti dell’organizzazione aziendale sono anche elementi cardine di un Modello Organizzativo di Controllo (MOC) per la prevenzione dei rischi penali a cui un’azienda può andare incontro, come previsto dal D. Lgs. 231/2001: il giudice che indaga sull’azienda in seguito ad un evento penalmente perseguibile, prima di ogni altra cosa chiederà di vedere proprio l’organigramma e il mansionario. Il motivo è semplice; attraverso questi documenti vuole “vedere” il film dell’organizzazione aziendale e farsi una prima, veloce ma precisa idea di chi sono le persone che guidano l’azienda e vi operano. 

Siamo ancora convinti che l’organigramma aziendale non serva a nulla?