Spesso pensiamo che dietro il successo di un'azienda ci sia un'ottima idea di business oppure un prodotto di successo. Idee e prodotti sono necessari, ma quasi sempre il vero segreto sta in un'organizzazione aziendale ottimale. Approfondiremo in questo e nei prossimi articoli il concetto di organizzazione aziendale e capiremo quanto sia importante per mantenere e rafforzare il fattore della competitività.

Iniziamo il nostro percorso da uno sguardo sul panorama Italiano e sulla cultura d'impresa tipica del nostro Paese, caratterizzato dalla numerosa presenza di imprese di piccole o addirittura piccolissime dimensioni. Basti pensare che, in molte Regioni, il numero medio di persone impiegate nelle PMI è inferiore alle dita di una mano. Questo mondo, formato essenzialmente da realtà artigiane, è composto quasi esclusivamente da terzisti che vivono della fornitura e solo da poche imprese di dimensioni medio-grandi che da queste si approvvigionano.

Se questo è il contesto generale, è semplice immaginare come il più delle volte la piccola azienda sia poco propensa ad approfondire gli aspetti della propria organizzazione aziendale, ritenendoli marginali.  Ma attenzione: “piccole dimensioni” non è sempre sinonimo di “piccoli problemi di management”.

Certamente una cosa è fuori discussione: tutte le organizzazioni e, quindi, tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, hanno necessità di strutturarsi non solo per crescere, ma anche per non sparire dal mercato. Oggi infatti, la maggior parte delle PMI si trova a "navigare a vista" sul mercato senza rendersi conto dei problemi commerciali, economici e finanziari che derivano da un’organizzazione nata e cresciuta in quella cultura che potremmo definire del “così fan tutte”. Troppo spesso l’organizzazione aziendale finisce per essere gestita col buon senso, dimenticando che si tratta di una vera e propria disciplina ricca di teorie, tecniche e metodologie. 

Un simile approccio poteva ritenersi sufficiente quando il mondo era costituito da un insieme di realtà nazionali culturalmente chiuse e poco aperte al dialogo, ma non è più adatto in un mercato globale costituito da realtà giovani, flessibili e aggressive.

Per sviluppare sensibilità alle problematiche aziendali occorre innanzitutto essere consapevoli di "quello che andrebbe fatto" per raggiungere un'organizzazione ottimale. Tuttavia, anche questa consapevolezza rischia di non essere sufficiente poiché il vero scoglio è quello culturale. Occorre quindi una riflessione all’interno delle PMI affinché maturino la convinzione che cambiare è necessario.

Dopo questa doverosa premessa, iniziamo a inquadrare il tema dell’organizzazione aziendale con un veloce excursus storico che, in maniera semplificata, ci porti alle sue origini. A tale scopo riprendiamo come esempio un passaggio tratto direttamente dallo scritto di Adam Smith "La ricchezza delle nazioni".

 “Un uomo tira il filo del metallo, un altro lo tende, un terzo lo taglia, un quarto lo appunta, un quinto lo arrotola all’estremità; poi occorre pulire gli spilli e disporli entro la carta .....

In una fabbrica di spilli 10 persone specializzate arrivano a produrre giornalmente 4.800 spilli a testa. Se invece essi avessero lavorato separatamente ed indipendentemente l’uno dall’altro e senza che nessuno di loro fosse stato addestrato a questo mestiere, ciascuno di loro non avrebbe potuto certamente fabbricare venti spilli al giorno e forse neanche uno”.

Dalla lettura di questo estratto possiamo derivare i due principi alla base dell’organizzazione: la divisione del lavoro e la specializzazione delle mansioni.

Per divisione del lavoro si intende la scomposizione di un compito complesso in singole attività più semplici; ciascuna attività viene poi assegnata ad una persona oppure ad un gruppo di persone.

La specializzazione invece si caratterizza per alcune specificità: ogni compito va assegnato a chi può svolgerlo al meglio (per competenze e capacità); la specializzazione porta alla ripetizione che facilita l’apprendimento e accelera l’esperienza; l’esperienza infine semplifica il processo di innovazione.

Per fare in modo che questi due principi siano pienamente attuati è necessario prevedere, nell’ambito della progettazione della "struttura organizzativa", dei ruoli di coordinamento, ovvero persone che abbiano il compito di utilizzare correttamente le risorse disponibili e organizzare il lavoro delle altre persone.