Microsoft Power BI: cos’è e a cosa serve

La trasformazione digitale, per essere tale, deve prevedere la raccolta, l’elaborazione, l’analisi e la gestione di dati sempre più numerosi e provenienti da fonti diverse, non solo interne all’organizzazione. Per fare fronte a questa esigenza sono state sviluppate numerose soluzioni ovvero sistemi avanzati di analisi dei dati. In questo articolo scopriremo cos’è Microsoft Power BI, quali sono le sue funzionalità e i suoi principali vantaggi.

Che cos’è Microsoft Power BI

Microsoft Power BI è un software di Business Intelligence che consente agli utenti di creare report interattivi in grado di semplificare la lettura e la condivisione dei dati.

Grazie alla sua integrazione con Microsoft Fabric e Microsoft Power Query, Power BI può connettersi a un’ampia gamma di origini dati differenti e gestire flussi complessi, supportando l’analisi di grandi volumi di informazioni. Microsoft Power BI si compone di tre strumenti:

• Power BI Desktop: applicazione scaricabile su PC per la creazione e modifica di report e dashboard;
• Power BI Service: servizio cloud che permette la condivisione dei report creati tramite Power BI Desktop e l’aggiornamento automatico dei dati;
• Power BI Mobile: applicazione per smartphone che consente la visualizzazione e l’interazione dei report anche da telefono.

Come funziona Microsoft Power BI

Power BI offre una suite completa di funzionalità per l’analisi dei dati aziendali, consentendo alle organizzazioni di trasformare informazioni grezze in insight preziosi. Come per ogni software di Business Intelligence, prima di procedere alla sua implementazione è fondamentale una accurata analisi preliminare con l’obiettivo di comprendere la realtà aziendale e i suoi processi, definire le esigenze, i risultati attesi, i key user e gli utilizzatori finali ma, soprattutto, individuare le fonti dati cui interfacciarsi.

Una volta delineati esigenze e obiettivi, si può procedere con l’implementazione della soluzione di Business Intelligence. Un tipico progetto di implementazione di Microsoft Power BI segue 5 fasi di seguito descritte:

1. Interconnessione e raccolta dei dati. La prima fase consiste nel collegarsi alle varie base dati necessarie. Qui risulta comodo ed efficace sfruttare l’integrazione di Microsoft Power BI con Microsoft Power Query, uno strumento ETL creato da Microsoft per l’estrazione, la trasformazione e il caricamento dei dati:

• Extraction: Power Query dispone di una lista di connettori ampia ed in continuo aggiornamento. È possibile importare dati da differenti fonti tra cui: Excel, Access, Database SQL, Amazon Redshift e tanti altri

• Transformation: una volta estratti, i dati devono solitamente essere normalizzati, ovvero ripuliti da eventuali errori e resi omogenei per facilitarne le analisi;
• Load: una volta eseguite le fasi di estrazione e trasformazione, con un semplice click i dati vengono caricati in ambiente Microsoft Power BI, pronti per poter essere analizzati.

2. Modellazione dei dati (data modelling). Qui l’obiettivo è trasformare le tabelle normalizzate in un modello semantico univoco, ovvero strutturare i dati in modo logico, specifico e facilmente comprensibile. In questo, Microsoft Power BI risulta essere uno strumento flessibile in quanto fornisce sia la possibilità di instaurare relazioni tra le diverse tabelle sia di eseguire calcoli sulle stesse. Per darvi un’idea, è possibile emulare la maggior parte dei calcoli eseguiti su Excel, seppur utilizzando un diverso linguaggio di programmazione (DAX, Data Analysis Expression)

3. Sviluppo di report e dashboard. Siamo arrivati al momento in cui è necessario visualizzare i dati elaborati in precedenza in maniera chiara e intuitiva. Per supportare questo processo Microsoft Power BI Desktop permette di creare dei report sfruttando un’ampia scelta di grafici dinamici che consentono all’utente di interagire con gli stessi ottenendo maggiori informazioni rispetto ad un grafico statico. Cliccando per esempio su uno Stato nell’oggetto visivo “Forecast By Location” (es. Florida), Power BI aggiorna tutti gli altri oggetti visivi mettendo in evidenza solo i dati relativi alla Florida (vedi differenza foto 1 (generale) e foto 2 (filtro su Florida).

4. Condivisione e testing. Ultimata la creazione del report su Power BI Desktop è possibile pubblicarlo in ambiente cloud dove sarà visualizzabile dagli utenti in possesso di una licenza e con permessi di accesso. Il report compare in forma “congelata” ovvero sarà consultabile (anche interattivamente) ma non modificabile da chi li visualizza, garantendo l’integrità delle informazioni condivise. L’ambiente cloud di Microsoft Power BI permette anche di impostare un aggiornamento automatico dei dati, garantendo accesso alle informazioni più recenti.

5. Training e utilizzo. È l’ultima fase di un progetto di Business Intelligence, dove l’obiettivo del training è assicurarsi che gli utenti riescano a utilizzare al meglio i report e sappiano muoversi con autonomia nell’ambiente cloud di Power BI.

I vantaggi rispetto ad altre soluzioni di Business Intelligence

Le ragioni che stanno orientando molte aziende verso Microsoft Power BI rispetto ad altri strumenti sono principalmente tre:

1. Accessibilità: Power BI, oltre che vantaggiosa per le PMI, è una soluzione particolarmente economica. Gli abbonamenti sono suddivisi in diverse categorie in base alle risorse richieste. L’applicazione Power BI Desktop è gratuita, mentre gli abbonamenti Pro e Premium aggiungono altre funzionalità, tra cui la condivisione dei report, e sempre a costi contenuti.
2. Facilità di utilizzo: l’interfaccia intuitiva e user-friendly permette di creare report personalizzati senza la necessità di particolari conoscenze informatiche. Oltre ad una vasta gamma di oggetti visivi predefiniti, Power BI include una libreria da cui si ha la possibilità di scaricare anche quelli creati e condivisi dagli utenti. L’utilizzo è semplice anche per chi usufruisce della lettura dei report poiché basta connettersi al servizio cloud e, con pochi click, si possono visualizzare i report pubblicati aggiornati alla ultima versione.
3. Integrazione: Power BI è una piattaforma sviluppata da Microsoft, dunque completamente integrata con tutti gli altri software Microsoft come Excel, PowerPoint e Teams. Inoltre, l’applicazione è in continuo sviluppo ed è sottoposta ad aggiornamenti frequenti per includere le più recenti funzionalità (es: per gli utenti Premium è stato integrato Copilot, l’Intelligenza Artificiale targata Microsoft).

I vantaggi per l’azienda

Perché le aziende dovrebbero decidere di adottare una Business Intelligence come Power BI? Di seguito quelli che, a nostro avviso, sono i principali vantaggi:

• Aggiornamenti automatici: una volta collegate le base dati e schedulati gli aggiornamenti, i lavoratori sono esonerati dalle tipiche attività manuali quali estrazioni, aggiunta di formule e sistemazione delle dashboard. In altri termini, parliamo di efficienza e recupero di tempo. Nell’articolo “Efficienza e personalizzazione nell’analisi dati: due vantaggi di Microsoft Power BI” abbiamo discusso in dettaglio di questo aspetto
• Integrità del dato: automatizzando l’aggiornamento dei dati si eliminano i possibili errori causati da attività manuali come una estrazione parziale o errata, la sovrascrittura di righe copiate, ecc.
• Velocità di analisi: essendo uno strumento progettato per questo compito, Power BI mantiene ottime performance di velocità anche quando elabora un volume di dati consistente. Con le funzioni di “drill-down” è possibile maneggiare i dati in maniera rapida e veloce per arrivare ad ottenere insight a supporto del processo decisionale.
• Standardizzazione e condivisione del dato: i report possono essere condivisi con più utenti e ogni utente vede gli stessi dati, estratti e calcolati nel medesimo modo. In alcune aziende capita che ogni reparto o addirittura ogni plant calcoli alcuni KPI in autonomia, creando differenze e difficoltà nell’analisi dei dati a cura del management. L’introduzione di una Business Intelligence, accompagnata a un lavoro di standardizzazione dei KPI, è uno dei primi passi per impostare le basi per riunioni efficaci e diffondere una cultura del data driven.
• Insight: l’interattività e la flessibilità dei report permettono un’esplorazione veloce e approfondita delle informazioni aziendali. Questo determina la possibilità di scoprire tendenze e insight nascosti nei dati.
• Personalizzazione e indipendenza: all’interno della BI i report possono essere personalizzati in base alle esigenze dell’azienda, il che offre un vantaggio significativo rispetto ai risultati generati da software verticali come, ad esempio, MES, WMS o CRM. In questi strumenti, spesso le dashboard non sono modificabili e offrono dati limitati al perimetro di azione del tool, costringendo le aziende a dipendere dai fornitori per ottenere report su misura. Con una BI personalizzabile, invece, si elimina il rischio di lock-in con il fornitore: le aziende possono adattare autonomamente le proprie dashboard alle esigenze specifiche.

Microsoft Power BI: non solo un software di Business Intelligence

Microsoft Power BI rappresenta una soluzione versatile e potente per le aziende che desiderano trasformare i propri dati in informazioni di valore. I prezzi contenuti permettono anche ad aziende di piccole e medie dimensioni di dotarsi di strumenti di Business Intelligence a supporto del processo decisionale. Attenzione però: Microsoft Power BI è uno strumento e come tale è di valore solo se utilizzato nella maniera corretta. Se si fa affidamento sullo strumento senza considerare la realtà aziendale e i suoi processi si può incorrere nel rischio di un progetto “incompiuto”, ovvero di una soluzione tecnica performante che però non viene sfruttata correttamente dagli utilizzatori finali e non genera valore.

Per evitare questi rischi, in OPTA abbiamo creato la divisione “Digital Tools”: un mix concreto di competenze di processo e tecnologiche per supportare al meglio il processo di trasformazione digitale delle aziende.

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