La pianificazione delle risorse umane e la rendicontazione delle attività produttive rappresentano temi ricorrenti negli interventi di riorganizzazione ed efficientamento della Logistica di Magazzino e degli altri reparti che, in qualche modo, sono coinvolti nel processo. 

Le ragioni di tale attenzione sono molteplici e riguardano principalmente la standardizzazione e la semplificazione degli strumenti utilizzati, la riduzione del tempo necessario per il loro utilizzo e la fruibilità dei dati contenuti per successive analisi. 

Sovente ci troviamo di fronte a situazioni “fai da te” non strutturate né collegate e condivise tra i reparti, contraddistinte dall’impiego di diversi moduli cartacei il cui contenuto, nella migliore delle ipotesi, viene poi inserito in file Excel non sempre organizzati e/o formattati per una facile e successiva consultazione e/o analisi (p.e. file giornalieri e mensili organizzati come tabelle pivot statiche). In altri casi, invece, si riscontrano soluzioni ibride costituite da un mix di moduli cartacei, file Excel e dati ottenuti dal sistema informativo aziendale.

Una nota a parte spetta alla pianificazione delle risorse umane, spesso gestita “ad esperienza” senza alcun tipo di strumento; in questo caso il trend storico, la quantificazione sommaria delle attività e l’applicazione di produttività ritenute corrette al contesto rappresentano i driver principali nel dimensionamento dell’organico. 

La questione assume poi maggior rilevanza laddove il personale non è supportato dal sistema gestionale aziendale o dove i dati consuntivi rappresentano, allo stesso tempo, driver di fatturazione attiva delle attività (p.e. la movimentazione a collo, riga, pezzo, q.le, etc.): si tratta del tipico caso delle società che gestiscono in appalto tutte o alcune attività all’interno del magazzino con remunerazione a misura. 

In questo quadro, l’impiego di fogli elettronici evoluti accompagnati da un programma di formazione specifica degli operatori può essere utile non solo a mettere ordine ma anche ad ottenere notevoli benefici nella gestione della logistica di magazzino.  

A titolo di esempio il foglio elettronico di lavoro potrà essere organizzato in quattro sezioni: 

• inserimento dati giornalieri 
• storicizzazione dati 
• parametri di calcolo 
• tabelle riepilogative di analisi collegate attraverso macro per la registrazione dei dati e per l’aggiornamento simultaneo delle tabelle stesse.  

Il modello dovrà essere caratterizzato dalla massima semplicità di utilizzo, ma potrà essere arricchito di controlli, elenchi a discesa per l’inserimento dati, formattazioni condizionali e quant’altro necessario al fine di migliorare la precisione nell’inserimento e la visualizzazione delle informazioni più rilevanti. 

Oltre ai vantaggi legati alla standardizzazione dello strumento per la pianificazione delle risorse umane e al suo eventuale utilizzo da parte di una platea più ampia di operatori, sarà quindi possibile: 

• supportare l’esperienza del responsabile di magazzino con dati di produttività oggettivi e basati su dati storici contestualizzati (p.e. stesso parametro riga/collo, giorno della settimana, stagionalità, etc.); 
• registrare gli scostamenti tra previsione e consuntivo 
• pianificare e simulare l’esatto dimensionamento dell’organico necessario nei reparti e/o turni rispetto al livello di servizio da erogare; 
• monitorare in corso d’opera l’andamento dell’operatività, simulando in tempo reale eventuali spostamenti di personale tra i reparti e misurandone gli effetti (p.e. in caso di ritardi, anticipi, assenze impreviste, etc.); 
• realizzare una base dati condivisa e veloce da interrogare; 
• realizzare report dinamici ed efficaci attraverso l’utilizzo di tabelle pivot per compiere analisi mirate o per realizzare rendiconti di fatturazione; 
• eliminare la modulistica cartacea ed i file Excel ad essa collegati (spesso ridondanti); 
• recuperare ore uomo impiegate in attività time consuming (compilazione report, inserimento dati, etc.) e non a valore. 

Pertanto per tutte le attività di magazzino e più specificatamente per quelle stand alone o non supportate adeguatamente dal sistema informativo, si ritiene indispensabile l’analisi dei processi legati alla reportistica interna ed alla pianificazione delle risorse con l’obiettivo di semplificarne la gestione, eliminando burocrazia inutile. 

Il tempo così recuperato potrà essere dedicato ad una più attenta gestione ed ottimizzazione del personale, dei processi e dei flussi dei materiali.  

In conclusione, Excel può rappresentare un valido e immediato supporto nella revisione ed ottimizzazione della pianificazione delle risorse umane e della rendicontazione delle attività.