Se nell’articolo dal titolo “Logistica Sanitaria: come migliorarla per ridurne i costi” avevamo evidenziato la prima leva di miglioramento della logistica ospedaliera, ovvero l’istituzione di un centro unico di distribuzione, in questo contributo ci soffermiamo su una leva altrettanto importante: la centralizzazione degli acquisti in ambito sanitario.

Perché centralizzare gli acquisti?

Perché oltre a consentire economie di scala ed un maggior potere contrattuale per l’azienda sanitaria, la centralizzazione degli acquisti impone l’unificazione delle anagrafiche (troppo spesso uno stesso prodotto viene chiamato diversamente se acquistato da enti diversi della stessa Area Vasta) e lo svolgimento di gare uniche per l’acquisto dei prodotti.

Solo in questo modo si creano i presupposti per una corretta gestione logistica dei prodotti nel magazzino unico centralizzato.

Come affrontare un progetto di centralizzazione degli acquisti in ambito sanitario?

Un prerequisito importante è la creazione di un ente centralizzato a livello regionale, preposto alla gestione di gare uniche d’acquisto ed alla creazione di un’anagrafica prodotti che consenta di unificare le codifiche degli articoli gestiti (farmaco, dispositivi sanitari ed economali).

Che legame c’è tra tecnologie e centralizzazione degli acquisti?

Un corretto processo di unificazione delle anagrafiche e dei prezzi di acquisto, permette lo sfruttamento ottimale delle tecnologie di stoccaggio e di gestione dei prodotti a magazzino, evitando stock eccessivi di prodotto.

Subito dopo, le tecnologie a supporto (tutte già disponibili) possono e devono essere introdotte tanto nella micro-logistica che riguarda la movimentazione e lo stoccaggio nei reparti, quanto nella macro-logistica, che si riferisce invece alla movimentazione e allo stoccaggio tra i reparti o, anche, tra presidi ospedalieri e le unità territoriali varie. Qui analizziamo alcune di queste tecnologie.

Micro-logistica sanitaria

Nei reparti la prescrizione e somministrazione informatizzata utilizza software, dispositivi (tablet e smartphone) e modalità (Kanban, RFID) che consentono di passare dalla prescrizione del medico alla somministrazione al paziente saltando fasi intermedie e passaggi di informazioni spesso lente e costose. Ma consente altresì di ottimizzare le scorte di reparto che, con queste tecnologie, risultano sempre sotto controllo.

Anche le macchine confezionatrici monodose, se adeguatamente inserite all’interno di una organizzazione evoluta che fa dell’efficienza un valore, risultano avere una tecnologia vincente per la riduzione degli sprechi.

Macro-logistica sanitaria

Nella logistica ospedaliera possono essere utilizzate diverse apparecchiature per ridurre l’intervento umano e di conseguenza gli errori (su codice e quantità) che sono fonti di problemi per il medico, per il paziente e per il personale amministrativo. Riduzione degli errori significa diminuzione degli sprechi, quindi aumento di efficienza. Vediamone alcune:

Pick to light

Questa tecnologia semplifica il processo di identificazione dei prodotti, indicando la quantità da prelevare e consentendo l’eventuale correzione.
Il sistema permette inoltre di operare con un numero variabile di operatori a seconda delle esigenze. Le operazioni di picking e le spedizioni risultano estremamente precise e sicure, garantendo un incremento dell’efficienza e quindi della qualità del servizio offerto al cliente.
Vantaggi:
• consente la più alta produttività tra tutte le tipologie di prelievo assistito oggi esistenti

Magazzino a trasloelevatore

Laddove è possibile stoccare materiali immagazzinati in cassette o con colli direttamente immessi a magazzino devono essere utilizzate macchine con velocità elevate. Ogni impianto deve essere integrato con una testata che ne determina l’usabilità al picking.
Vantaggi:
• estrema velocità delle operazioni
• elevata capienza (lo stoccaggio può essere anche in doppia profondità).

Frame sorter

Sono soluzioni di smistamento automatico che consentono di ottimizzare le fasi di prelievo operando in modo massivo o accorpando più ordini su uno stesso giro di prelievo. Di conseguenza il problema si sposta sullo sventagliamento e, su questo tema, i sistemi di “sorterizzazione” rappresentano un’efficace risposta alle esigenze di velocità e precisione. Queste soluzioni sono particolarmente efficaci nelle aziende ospedaliere in cui i farmaci devono essere smistati per area, clinica, reparto, ecc.
Vantaggi:
• riducono drasticamente la manodopera
• garantiscono assenza di errori
• aumentano la produttività
• annullano i tempi di smistamento rispetto all’equivalente manuale

Armadi a vassoio

Consentono di immagazzinare e prelevare materiali in modo efficiente e con la massima densità di stoccaggio. I magazzini verticali a vassoio sono una soluzione molto flessibile che si adatta molto bene all’uso in un magazzino sanitario. 

Concludendo

Le leve di intervento che abbiamo esaminato consentono di ottenere:

1. elevata qualità del servizio erogato al minore costo possibile, mediante:

• l’ottimizzazione dei processi logistici
• la riduzione delle tempistiche dedicate a ciascuna attività
• la riduzione del numero delle consegne urgenti
• il migliore impiego delle risorse umane.

2. aumento della sicurezza per i pazienti e gli operatori sanitari attraverso:

• la riduzione dell’incidenza di errori di preparazione e di terapia
• l’accresciuta accuratezza nell’operatività sanitaria
• la riduzione degli infortuni dovuti a manipolazione di materiali gestiti all’interno della struttura
• la disponibilità e facile fruibilità di storico completo delle operazioni effettuate

3. ottimizzazione della gestione delle scorte grazie a:

• la razionalizzazione delle stesse, sia a livello centralizzato che decentralizzato
• il monitoraggio dei flussi nei vari passaggi intermedi
• l’affidabilità delle giacenze

Infine, la completa tracciabilità dei processi che si ottiene con il mix di tecnologie e organizzazione, mette insieme tutti i punti sopra esposti dando la possibilità di monitorare più efficacemente i costi per ogni singola attività clinica e gestionale.