articolo di
Fabio Grossi

Non è inusuale che nelle PMI l'inventario di magazzino ed il tema della valorizzazione delle rimanenze di magazzino possa portare a una contrapposizione tra la funzione Operations, che raccoglie e rende disponibili i dati quantitativi sulle giacenze, e quella di Amministrazione, Finanza e Controllo (AFC) cui spetta invece il compito di valorizzarle.

Le tensioni possono poi acuirsi, come ovvio, a fine esercizio in fase di inventario di magazzino, viste le conseguenze che le scelte, in un senso o nell’altro, possono avere sul bilancio.

Vediamo come questi contrasti tra funzioni possono in realtà essere attenuati attraverso alcuni step metodologici che favoriscono una proficua collaborazione tra le parti.

Condividere procedure

È fondamentale che le funzioni Operations e AFC condividano le procedure che individuano, ad esempio, cosa non inventariare (es. il materiale del cliente, i beni accessori, imballaggi secondari, ecc..) e, conseguentemente, cosa non valorizzare. Le stesse procedure devono invece definire:

  • le modalità di esecuzione
  • i tempi necessari
  • le professionalità di chi lo esegue
  • le modalità di analisi dei risultati di inventario di magazzino

Questo allo scopo di evitare gli errori più comuni; vediamo un esempio: secondo AFC la modalità da adottare è A, secondo le Operations invece è B, ma siccome non c’è tempo e siamo pochi scegliamo di usare la modalità C (che non va bene a nessuno).

Nel processo di condivisione deve essere chiaro a tutti che l’inventario di magazzino non viene fatto perché lo vuole AFC, ma piuttosto perché è utile all’azienda in quanto, se ben eseguito, evidenzia le debolezze del sistema e consente di apportare i necessari correttivi.

Per questo motivo è bene essere allineati sul fatto che l'inventario di magazzino debba essere fatto anche se non c'è obbligo fiscale, perché consente di valutare la correttezza delle procedure e degli algoritmi di carico/scarico del magazzino. Ma solo un inventario ben fatto, permette di verificare tali algoritmi e validarli nel caso risultino corretti o di correggerli se ci accorgiamo che restituiscono degli errori.


Valutare i risultati

Con ogni probabilità, l’inventario metterà in luce differenze tra la giacenza di magazzino fisica e quella contabile; ma questo non è un problema. Lo può diventare se non si prendono in considerazione le cause di questo disallineamento e tutto rimane come prima. Allora sì che possiamo affermare che l’inventario è una attività inutile e costosa.

Per validare i risultati di un inventario di magazzino è bene prendere in considerazione come influiscono tutte le causali di carico e scarico del magazzino, anche quelle meno utilizzate che, proprio per questo motivo, sono quelle che durante l’anno abbiamo meno occasioni di verificare nei loro effetti.

La valutazione dei risultati potrà farà emergere, ad esempio, che per alcuni codici non ci sono quantità in giacenza, quando invece ci aspetteremmo di trovarne: per evitare di intercettare questi disallineamenti di giacenze solamente in fase di inventario è sempre utile mettere in atto attività mirate come il progetto mancanti di magazzino che in una sua corretta gestione affronta e tende ad eliminare le principali cause di disallineamento.

Soffermiamoci ancora un attimo sulle cause di disallineamento che si possono riscontrare e poniamoci alcune domande:

  • può succedere che vengano acquistate materie prime o materiale non necessario e che vengano realizzati componenti o prodotti inutili?
  • può accadere che si generino rotture di stock oppure obsolescenze di magazzino?
  • può capitare che vengano occupati spazi senza nessuna apparente ragione?

In tutti questi casi le funzioni Acquisti, Produzione e Magazzino sono messe sul banco degli imputati da AFC perché l’immobilizzo di materiali e spazi genera costi non solo diretti, ma anche indiretti come l'aumento del costo del denaro, quello per nuovi spazi di magazzino, una svalutazione fiscale delle rimanenze, ecc.

Affrontando in modo strutturato i casi di disallineamento possiamo accorgerci che oltre al consueto errore umano di gestione degli approvvigionamenti, emergono anche anomalie sulle procedure di movimentazione delle merci (la più frequente è la causale imputata al movimento che non genera i movimenti attesi) e algoritmi di elaborazione non tarati adeguatamente (vedi il MRP con parametri da adeguare in funzione delle esigenze dell’azienda).

Nella seconda parte dell'articolo entreremo nel merito della valorizzazione delle rimanenze e di come sia possibile tenere sotto controllo il magazzino.

 Riproduzione riservata©

articolo di Fabio Grossi