Contesto
LB Officine Meccaniche, azienda del Modenese che dal 1973 produce macchinari industriali per il settore della ceramica, ha deciso di migliorare il proprio processo di preventivazione, parte delicatissima della sua attività e cruciale soprattutto nelle lavorazioni su commessa.
Con questo obiettivo, OPTA ha avviato un percorso operativo e formativo di change management che risultasse strettamente connesso alla digital transformation, agendo sulle seguenti leve:
- le persone (insieme di azioni atte a variare il mindset)
- i processi (revisione dei processi in chiave digitale)
- gli strumenti (a supporto di processi e persone)
I membri del team di progetto di LB erano variegati per ruoli e competenze: dei sei partecipanti due erano membri dell’Ufficio Preventivazione mentre quattro lavoravano nelle Operations, sia per contribuire all’ottimizzazione del processo, sia in ottica di apprendimento del metodo per replicarlo successivamente nei propri uffici in maniera autonoma.
Il team di OPTA era formato da consulenti di processo e digital transformation, oltre a un consulente HR con il compito di monitorare eventuali resistenze da parte del personale aziendale al cambiamento digitale (specifica preoccupazione espressa dalla Direzione aziendale).
Case study
Questi sono stati gli step del percorso fatto con LB:
- Kick off conoscitivo e introduzione alla trasformazione digitale
- Workshop di verifica del processo e degli strumenti utilizzati e rilievo delle criticità
- Progettazione dei miglioramenti e loro inserimento nel processo (Target Operating Model)
- Confronto con il team di lavoro per condivisione e fine tuning di quanto progettato
- Presentazione del risultato al team e all’azienda
- Debriefing con la Direzione sulla gestione complessivadel progetto
In una fase iniziale abbiamo chiesto ai membri del team di disegnare il processo in modo da far emergere i diversi punti di vista e le differenti sensibilità in merito alle criticità della preventivazione.
I successivi workshop sono serviti ad approfondire il processo, sia dal punto di vista operativo che per gli strumenti digitali utilizzati. Questo percorso ci ha consentito di disegnare uno stato delle cose (As Is) in cui specificare, per ogni fase, le criticità sulle quali intervenire.
Sono stati così individuati sette progetti di miglioramento, che hanno portato ad elaborare uno stato futuro (To Be) dell’intero processo e degli strumenti da impiegare.
Per dare le giuste sequenze ai molteplici interventi da attuare, OPTA ha fornito un proprio framework di calcolo delle priorità basato su elementi quali propedeuticità, rischio, complessità, effort e copertura attuale.
La definizione di una sequenza prioritaria dei progetti ha consentito di costruire una vera e propria roadmap di miglioramento, che combina interventi organizzativi e di processo con l’introduzione di un nuovo strumento digitale di Business Project Management. Questo ha permesso di eliminare l’uso esteso di file Excel fuori sistema, che rendevano complesso il reperimento e la condivisione dei dati, favorendo al contempo una collaborazione più efficace e un tracciamento delle attività tra i reparti decisamente più efficiente nella fase di costruzione del preventivo.
Risultati
Un’analisi mirata, finalizzata alla definizione di una Digital Roadmap, ha guidato la trasformazione digitale dell’azienda in un processo chiave come la preventivazione, strategico per il raggiungimento dei risultati economici fissati come obiettivi. Questo approccio ha garantito un processo ben pianificato, coordinato ed efficace.
La roadmap ha offerto una visione chiara e condivisa del percorso di trasformazione, definendo obiettivi a breve, medio e lungo termine e facilitando la pianificazione e la gestione delle risorse dedicate ai progetti di efficientamento.
Il coinvolgimento attivo di tutti gli stakeholder nel processo decisionale ha assicurato l’allineamento agli obiettivi strategici e favorito la comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti aziendali.
Infine, l’attenzione dedicata alle persone ha permesso alle stesse di adattarsi rapidamente ai cambiamenti digitali e organizzativi, rendendole soggetti attivi e veri e propri protagonisti della strategia.
Conclusione
In un contesto aziendale moderno caratterizzato da una crescita tecnologica veloce è essenziale affrontare i cambiamenti senza improvvisazione, ma con analisi mirate che portino ad una pianificazione precisa ed omogenea nella scelta degli strumenti e nell’efficientamento dei processi, coinvolgendo le risorse nelle scelte per facilitare il giusto approccio al cambiamento.
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