26 aprile 2021Una rivoluzione chiamata Smart Working

Organizzazione aziendale

articolo di
Cecilia Piombini
Stefano Chelli

Da oltre un anno viviamo gli effetti sociali ed economici di una pandemia che mai avremmo immaginato di conoscere. È una realtà che abbiamo imparato a conoscere e che ci fa spesso dire che tante delle nostre abitudini quotidiane non saranno mai più le stesse, anche quando tutto questo sarà passato. 

La pandemia ha però contribuito ad accelerare processi che erano in corso ormai da anni ma che non decollavano per ragioni diverse, dalla pigrizia alla mancanza di fiducia. Uno di questi processi riguarda la possibilità di lavorare senza doversi recare fisicamente sul luogo di lavoro; in effetti era qualcosa che si poteva già che, in seguito, siamo stati costretti a fare. La tecnologia era già disponibile ma prima del covid solo un quinto delle organizzazioni si era attrezzata per assicurare che il personale potesse lavorare in maniera efficace anche da casa. 

In questi mesi sono stati scritti fiumi di parole per descrivere vantaggi e svantaggi di quello che chiamiamo smart working. Soffermiamoci sui punti davvero salienti di questa modalità di lavoro: 

  • Green: grazie allo smart working possiamo decidere di non spostarci dal luogo in cui viviamo ed azzerare il consumo di CO2 dovuto agli spostamenti per lavoro.
  • Tempo netto di lavoro: in un solo colpo, con il lavoro smart, abbiamo “nettificato” il tempo lavorativo che va dal momento in cui ci sediamo alla scrivania e accendiamo il nostro pc al momento in cui lo spegniamo. Non ci sono tempi morti: questa sì che è la rivoluzione dell’efficienza. Il tempo netto va poi gestito bene, ma questo è un discorso ancora più complesso che esula da queste brevi note.
  • Riduzione dei costi: le aziende e i loro manager si sono accorti che si possono risparmiare parecchi soldi come, ad esempio, quelli per gli spostamenti e di tutte le spese correlate (vitto e alloggio, ecc). Ad onor del vero se ne accendono altri; primo fra tutti il dover mettere a disposizione hardware e software per poter lavorare efficacemente a distanza. Tuttavia questi costi oggi sono molto più affrontabili di un tempo.
  • Riduzione degli spazi lavorativi necessari: in questi mesi ci siamo abituati a partecipare a riunioni di lavoro senza avere necessità di ampi spazi da occupare. Il mondo degli uffici va forse completamente ripensato: perché avere tante sale riunioni? È ancora necessario avere spazi di lavoro così ampi? Ha ancora senso progettare open space per decine o addirittura centinaia di persone?
  • Flessibilità di orario: nel mondo del lavoro la flessibilità di orario è stata una conquista dei lavoratori entrata nei contratti collettivi o aziendali grazie a lunghe trattative. E ci sono voluti anni. La pandemia ha reso la flessibilità un aspetto normale delle nostre giornate di lavoro: ciò è un bene o un male? Sono più i vantaggi o gli svantaggi? Diventeremo schiavi del lavoro o ne saremo i protagonisti attivi e consapevoli nella gestione ottimizzata delle nostre 24 ore? Non lo sappiamo con certezza ma quello che possiamo dire è che davanti a noi abbiamo possibilità che prima non avevamo, scenari mutati sicuramente ancora da gestire.

Leggendo questi punti ognuno di noi ne avrà immaginati altri che, naturalmente, dipendono dalla propria esperienza che dipende, a sua volta, da molte variabili "personali che sono caratteriali, umane, normative, economiche, familiari, anagrafiche, sociali, geografiche e così via, ma anche organizzative e tecnologiche. E sono proprio questi ultimi due aspetti che OPTA vuole sottolineare ed evidenziare. 

Il digitale si sta imponendo come nuovo paradigma di riferimento e, infatti, le aziende hanno risposto al contesto in cui siamo stati proiettati con una poderosa accelerazione dei processi di trasformazione digitale, focalizzandosi sulle tecnologie che fanno la differenza ovvero che garantiscano sempre alla forza lavoro l’accesso alle risorse aziendali.

Il Cloud, ad esempio, che rappresenta lo spazio dove fruire dei dati necessari al lavoro e dove i collaboratori possono “incontrarsi”, organizzare meeting con fornitori e clienti, scambiare o condividere ogni tipo di documenti, immagini e video. Tutto quanto prima si faceva “in presenza” ora è svincolato da essa. 

Le organizzazioni hanno ormai imparato a condividere le informazioni sul Cloud. Si è capito per esempio che la stampante, 99 volte su 100, non serve. In effetti in questo ultimo periodo, nell'ambito dei check organizzativi che normalmente svolgiamo all'interno degli uffici, abbiamo riscontrato come le persone si siano spesso organizzate in autonomia per smaterializzare le informazioni, quando fino a qualche mese fa incontravamo non poche resistenze nel convincere i nostri interlocutori su quanto tempo si potesse recuperare attraverso la digitalizzazione (es. file di condivisione delle code di lavoro per inserimento ordini o gestione gare, cartelle organizzate per la gestione dei documenti, ecc.).

Questa capacità auto organizzativa, come intuibile, è stata molto rapida da parte delle generazioni più giovani, in un contesto in cui ormai in azienda convivono almeno tre generazioni di persone le cui differenze di approccio verso le nuove tecnologie sono molto più marcate rispetto al passato. 

Di sicuro, qualunque sia l’età anagrafica, non bisogna spaventarsi dell’innovazione tecnologica che è di supporto al lavoro di ufficio.

Concludendo

I processi organizzativi nelle aziende, quelli che ne costituiscono la spina dorsale, saranno sempre di più flussi digitalizzati di informazioni che, attraverso canali informativi digitali, consentiranno di portare il nostro servizio o il nostro prodotto al cliente con un numero sempre minore di spostamenti fisici. Questa rivoluzione è cominciata e non si fermerà. Le aziende devono cavalcarla, senza indugi, perché i vantaggi sono innumerevoli e il mondo analogico è sempre più distante da noi. 

È molto probabile che lo smart working si affermerà come la modalità di lavoro più efficiente anche in conseguenza della digitalizzazione e automazione dei processi che appare ormai un fenomeno inarrestabile; bisogna però fare attenzione a non dare per assunto che lo smart work possa essere applicato a pioggia su tutti gli aspetti della vita aziendale. Al contrario, è necessario applicare logiche scientifiche nell’organizzare lo smart work essendo consapevoli che alcuni processi siano più adatti di altri ad essere approcciati con questa modalità. 

Nello scrivere questo articolo il nostro intento è stato quello di suscitare l'interesse per la rivoluzione digitale che stiamo vivendo anche negli "uffici". Speriamo di avere colto nel segno, sapendo che molti di voi dentro questa rivoluzione ci sono già, magari con una maggiore consapevolezza.

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