Logistica Ospedaliera: la progettazione dell’ospedale del futuro

L’introduzione della tecnologia nell’ambito della logistica ospedaliera ha un inevitabile impatto positivo sull’efficienza, tanto nei processi quanto sui servizi erogati dall’ospedale al paziente. Rendere disponibile il prodotto giusto nel momento giusto è sicuramente una delle caratteristiche fondamentali della logistica ospedaliera.

L’immagine che segue illustra la cosiddetta regola delle 8G che sintetizza la corretta procedura per la somministrazione dei farmaci al paziente, dove la logistica svolge un ruolo attivo su almeno 4 degli 8 aspetti presi in considerazione.

Da uno studio del Politecnico di Torino è emerso che il costo della logistica, per quanto marginale come valore di acquisto di servizi nell’ambito della spesa sanitaria, influenza circa il 60-70% dei costi del sistema sanitario (650 milioni di euro la spesa logistica complessiva degli ospedali italiani nel 2022, fonte Oss. “Gino Marchet “).

In questi anni, il tema della tecnologia integrata alla logistica ospedaliera si è posto progressivamente al centro dell’attenzione e sono numerosi i progetti di efficientamento e di razionalizzazione nell’ambito della macro-logistica e della micro-logistica di reparto realizzati in strutture già esistenti. Da qui, il passo per riconsiderare il tema della logistica nella progettazione di un intero ospedale è stato breve, coniugando sin dall’inizio le esigenze edili e quelle logistiche nell’ottica di un livello di efficienza superiore.

In questo articolo racconteremo il case history del nuovo Ospedale di Padova dove, appunto, gli aspetti legati alla logistica ospedaliera sono stati presi in considerazione fin dalle fasi iniziali. Scopo del progetto è stato quello di definire la fattibilità tecnico-economica della nuova struttura che affiancherà la sede storica dell’ospedale. Si tratta di un’opera all’avanguardia dove la tecnologia è stata posta fin dall’inizio al servizio della logistica.

Obiettivi di progettazione

L’azienda ospedaliera di Padova ha fissato come obiettivo quello di realizzare un ospedale di elevata specializzazione, con un livello tecnologico e degli standard più elevati rispetto a quelli di molti ospedali italiani.

L’azienda incaricata della progettazione dell’opera ha coinvolto la divisione Healthcare Logistics di OPTA per la progettazione del sistema logistico, a sua volta integrato con le necessità cliniche dell’ospedale.

Le attività nel perimetro dell’intervento di OPTA sono così riassumibili:

• individuare e dimensionare i flussi logistici ospedalieri all’interno dell’ospedale e capire quali di questi potevano essere automatizzati;
• identificare quali processi potevano essere automatizzati;
• trovare una chiave per definire i vincoli architettonici (come il terreno dove edificare) e le logiche sanitarie da mantenere (come avere delle aree ben distinte).

Importante, quindi, è stato identificare e dimensionare le aree a più alta rilevanza da un punto di vista logistico: non solo un dimensionamento in termini di spazi, ma anche di collocazione all’interno dell’ospedale, in un’ottica di flusso e di automatizzazione. A titolo di esempio, possiamo citare l’area di ricevimento, la farmacia, i nodi della rete di distribuzione (resa complessa a causa di spostamenti sia in verticale che in orizzontale) e le aree di interscambio tra i magazzini, reparti e centri di consumo.

Logistica Ospedaliera: gli elementi da tenere in considerazione per una corretta progettazione

Possiamo intuire come, nelle attività di sviluppo per una corretta progettazione della logistica ospedaliera, non sia sufficiente perseguire solo i canoni di ergonomia e automazione dei processi.

La specificità dell’ambito trattato ha richiesto un’accurata gestione dei materiali, ovvero uno studio di come movimentare famiglie di prodotto differenti con esigenze e livelli di servizio diversi (farmaci, pasti, beni economali, materiale per la sterilizzazione, teleria, etc.) e la garanzia della loro completa tracciabilità, dal ricevimento in ospedale sino al magazzino di reparto. Non dimentichiamo che, ad oggi, la tracciabilità è uno degli aspetti più critici della logistica ospedaliera.

Inoltre, è fondamentale garantire livelli adeguati di sicurezza (in termini di protezione dei beni e regolamentazione degli accessi) e infection control, ovvero la riduzione dell’impatto della logistica come potenziale veicolo di trasmissione delle infezioni, senza perdere di vista la sostenibilità ambientale,in primis attraverso lagestione dei rifiuti.

Avvio dell’analisi: I flussi logistici

Nella fase iniziale della progettazione della logistica ospedaliera sono stati considerati differenti aspetti, tutti tra loro correlati: i flussi generali, suddivisi tra approvvigionamento, smistamento e distribuzione, sono stati il punto di partenza della nostra analisi. In particolare:

• flusso degli utenti: vale a dire le persone in generale, ovvero il flusso dei pazienti e dei visitatori, del personale sanitario e del personale di aziende esterne che svolgono servizi in appalto all’interno dell’ospedale;
• flussi di approvvigionamento: materiali in acquisto da fornitori con ricevimento diretto in ospedale o attraverso il magazzino centrale esterno;
• flussi di smistamento: controllo, smistamento e stoccaggio temporaneo dei materiali in attesa di successiva distribuzione presso i centri di costo;
• flussi di distribuzione dei materiali, dall’area di smistamento e/o da altri punti di origine (Farmacia, Cook & Chill, etc.) fino ai centri di costo;
• raccolta dei rifiuti e smaltimento.

Le tecnologie per lo stoccaggio dei materiali

Individuare correttamente l’andamento dei flussi ha permesso di stimare i volumi di materiale movimentato (ospedaliero e non) e quantificarne, sulla base del numero quotidiano di dimissioni dei pazienti, il fabbisogno.

Siamo così giunti all’aspetto cruciale della progettazione, ovvero quello di individuare le tecnologie più adeguate (quali automazioni, quali software?) e come realizzare un sistema logistico efficiente, efficace, coerente e sicuro, a partire dalla definizione delle modalità di stoccaggio.

Ecco i punti essenziali:

• Magazzini verticali con doppia funzionalità. Oltre alla loro funzione tradizionale di stoccaggio delle cassette che contengono la richiesta effettuata dal reparto, i magazzini verticali fungono anche da mezzi di trasporto per gli spostamenti in verticale all’interno dell’ospedale.
• Sistemi di stoccaggio automatizzato per il materiale di reparto: questi sistemi consentono di immagazzinare e recuperare i materiali presso i reparti in modo efficiente, riducendo gli errori di prelievo e di stoccaggio e possono essere integrati con sistemi di gestione informatizzata.
• Dose unitaria: è un sistema automatizzato per la preparazione e la dispensa dei farmaci a singole dosi pronte per l’uso. Il sistema della dose unitaria è utile perché aiuta a ridurre gli errori di somministrazione, garantendo che ogni paziente riceva la giusta quantità di farmaco al momento giusto. A questo sistema è tipicamente affiancato un magazzino automatico di stoccaggio delle dosi.
• Stoccaggio e prelievo di confezioni di farmaci: le soluzioni di stoccaggio e picking delle confezioni di farmaci sono fondamentali in un ambiente ospedaliero per garantire un’efficace gestione delle scorte, ridurre gli errori e migliorare l’efficienza delle operazioni. Queste soluzioni prevedono un magazzino automatizzato con sistema di picking a cassetti e consentono la gestione di oltre il 90% dei formati.
• Stoccaggio e prelievo per outpatience: le soluzioni tecnologiche prevedono la distribuzione automatizzata dei farmaci in modalità Pick&Pack e consentono la gestione di circa il 70% dei formati.

Le tecnologie per la distribuzione dei materiali

Come per lo stoccaggio, abbiamo poi identificato specifiche soluzioni per la distribuzione automatizzata dei materiali:

• Ascensori automatici dedicati, utilizzati per il trasporto di persone e materiali all’interno dell’ospedale e integrati con il sistema AGV. Possono essere programmabili per effettuare diverse fermate e per caricare e scaricare materiali in modo automatico.
• Sistemi di movimentazione, utilizzati per il trasporto di materiali di grandi dimensioni e potenzialmente integrabili con sistemi di tracciamento e di gestione informatizzata. Tra quelli più diffusi, i sistemi RGV (Rail Guided Vehicle), ampiamente utilizzati in ambito ospedaliero per la movimentazione di materiali e attrezzature.
• Sistemi di trasporto pneumatico, che utilizzano un sistema di tubi per trasportare materiali, campioni biologici e farmaci all’interno dell’ospedale. Possono essere utilizzati per ridurre i tempi di consegna e per garantire una maggiore precisione e sicurezza nel trasporto.
• Veicoli a guida autonoma o AGV, utilizzati per il trasporto pesante e/o voluminoso di materiali all’interno dell’ospedale. In particolare, il loro campo di impiego è nei servizi di ristorazione, lavanderia, sterilizzazione, farmacia e rifiuti. Grazie al software di routing di gestione della flotta, è possibile gestire percorsi complessi e pianificare i trasporti in funzione del flusso e del livello di servizio necessario.

Logistica Ospedaliera: ulteriori soluzioni tecnologiche

Stoccaggio e movimentazione dei materiali sono stati dunque organizzati a valle di uno studio dei flussi e ottimizzati sfruttando le soluzioni tecnologiche più adeguate.

Poter definire a priori questi elementi conduce ad una gestione più efficiente e questo, unito a tecniche e strumenti di gestione dei materiali, degli spazi e dei percorsi, nel rispetto della regola delle 8 G vista in precedenza, produce effetti positivi riscontrabili in diversi ambiti dell’operatività ospedaliera. Alcuni esempi di seguito:

• Abbattimento delle scorte di reparto. La tecnologia e l’automazione considerata avrà un forte impatto sulle modalità di somministrazione dei farmaci, il cui consumo viene “tirato” dal sistema di prescrizione informatizzato attraverso il quale il medico inserisce e gestisce la terapia del paziente. Si allestiscono automaticamente cassetti dedicati alla persona con la terapia giornaliera sequenziata per orario di somministrazione. L’obiettivo è di non movimentare la confezione del farmaco, ma di gestire la singola dose in modalità automatica in un processo che vede congiungersi la tracciabilità clinica con quella logistica. Questa modalità riguarda circa 300 referenze.
• Riduzione delle interferenze. Si è cercato, dove possibile, di ridurre l’impatto degli AGV in termini di traffico e impegno dei corridoi utilizzando sistemi alternativi e automatici di trasporto (RGV e Magazzini verticali con doppia funzionalità). Sono stati inoltre progettati dei percorsi dedicati per limitare le interferenze tra il personale, i malati, i visitatori e la logistica dei materiali.
• Sanificazione e lavaggio letti e dimissione dei pazienti che, in ambito ospedaliero, rappresenta una soluzione innovativa per quanto riguarda l’Italia. Per evitare infezioni, è stato previsto un piano “tecnico” dove effettuare la sanificazione e il lavaggio di tutti i letti e i materassi post dimissioni. Il letto viene portato in un’area dove viene lavato, sanificato, spostato in un buffer e riportato in reparto a fronte di un nuovo ricovero.

Conclusioni: un progetto logistico integrato

Occuparsi della progettazione del nuovo ospedale di Padova ha fornito un perfetto campo di applicazione della Logistica Ospedaliera ad alto livello. Una cultura organizzativa orientata al cambiamento e l’investimento in competenze logistiche hanno consentito di realizzare un sistema logistico efficiente, efficace, coerente e sicuro e di conseguire soluzioni innovative che hanno un impatto decisamente positivo sull’operatività ospedaliera.

La Healthcare Logistics di OPTA ha messo a disposizione la propria esperienza attraverso un approccio integrato e multidimensionale al servizio delle attività cliniche-assistenziali, conseguendo gli obiettivi fissati e valorizzando la sinergia tra il Pubblico e il mondo delle imprese private.

Riproduzione riservata©