Come abbiano visto nell'articolo “Logistica sanitaria: come migliorarla per ridurne i costi”, la realizzazione di un magazzino centralizzato - ad esempio di area vasta o provinciale - rappresenta uno dei possibili progetti di intervento volti al miglioramento della logistica sanitaria. I progetti di centralizzazione rientrano in quell'area del sistema logistico definita “macrologistica” a cui è demandato il compito di approvvigionare, stoccare, trasportare e distribuire i beni sanitari ai singoli centri di costo.

Queste attività sono distanti dalla fase di utilizzo vero e proprio da parte dell’utente finale, al contrario di quanto avviene nella “micrologistica” che, invece, si occupa della gestione della disponibilità e del consumo dei beni sanitari.

In quest’area del sistema logistico sanitario, rappresentata dai reparti dell’ospedale e dalla farmacia, vengono svolti processi di cruciale importanza quali:

• la prescrizione della terapia
• la preparazione e dispensazione della terapia
• la gestione del magazzino di reparto ed il suo ripristino attraverso l'emissione di richieste di approvvigionamento
• la validazione delle richieste di approvvigionamento. 

La micrologistica è fondamentale poiché è qui che si origina e si soddisfa la domanda ed è in quest’area che, a tendere, è ragionevole ritenere ci saranno i maggiori benefici in termini di riduzione dei costi e miglioramento della qualità del servizio erogato. 

In un sistema in cui generalmente i beni vengono considerati consumati all'atto dell'evasione della richiesta da parte del magazzino, si generano diverse criticità che non vanno affatto sottovalutate; tra le principali ricordiamo:

• scorte in esubero e rischio obsolescenza
• spazi inadeguati e non sempre attrezzati
• tracciabilità dei lotti e delle scadenze
• gestione non puntuale del consumo finale
• errori di prescrizione e somministrazione.

Non meno importante il fatto che le attività di carattere logistico assorbano quotidianamente molto tempo al personale sanitario a discapito dell'assistenza al paziente che rappresenta invece l'obiettivo primario, ragione in più per efficientarla al massimo. Ecco perché gli interventi di miglioramento della micrologistica, di natura tecnologica ed organizzativa, debbano focalizzarsi necessariamente su questi aspetti:

• definizione del prontuario di reparto
• informatizzazione della prescrizione medica
• informatizzazione della cartella clinica
• controllo della corretta somministrazione con scarico del consumo al paziente
• informatizzazione del magazzino di reparto e delle richieste di approvvigionamento. 

Nell’articolo “Ottimizzare la logistica sanitaria attraverso le sue tecnologie” abbiamo evidenziato come queste ultime, unite a soluzioni organizzative consolidate, possono fornire valide risposte ai problemi sopra citati. È bene però sottolineare che non esiste una soluzione tecnologica standard in grado di approcciare il problema nella sua globalità. Al contrario, occorrerà valutare di volta in volta e reparto per reparto, il giusto mix tecnico-organizzativo nel quale alcune componenti potranno essere standard per più reparti a differenza di altre.

I progetti di micrologistica sono per definizione complessi, richiedono tempi di implementazione superiori a quelli che possiamo ritrovare nei progetti di centralizzazione dei magazzini e non si può prescindere da una gradualità di implementazione.

Questo è dovuto a diversi fattori tra i quali:

• esigenze specifiche del reparto legate al tipo di prestazione sanitaria fornita
• tipologia dei beni gestiti (ad es. alto o basso valore)
• presenza di tecnologie già in uso e valutazione della loro integrazione o sostituzione
• caratteristiche dei locali 

La nostra esperienza ci ha spesso portato di fronte a progetti avviati o realizzati nell’ambito della micrologistica ma, molto spesso, abbiamo constatato che questi riguardavano solo una parte dei processi tipici all'interno dei reparti. Non occorre infatti dimenticare che una micrologistica sanitaria efficiente non può prescindere da una corretta integrazione con la macrologistica: il che rappresenta l’approccio che OPTA utilizza sempre a partire dalla fase di analisi. 

Ad ogni modo l'interesse sul tema è più vivo che mai dato l'alto potenziale in termini di risparmio e qualità del servizio a cui la sanità pubblica e privata vuole tendere e dato che gli operatori del settore vedono in quest'area un ampio mercato da sviluppare.