Come applicare gli strumenti di Visual Management alla gestione delle commesse

Sul tema Lean Production abbiamo spesso parlato delle tecniche lean e dei benefici che, attraverso queste, si possono ottenere in fabbrica. In questo articolo presentiamo un caso pratico di come può essere applicato il Visual Management .
L’obiettivo degli strumenti di Visual Management è quello di rendere viva, dinamica e tangibile la gestione a vista delle informazioni. L’esempio di un nostro cliente, la Tema Sinergie, mostra come fare a condividere a vista le informazioni, un tema sempre più critico nelle aziende, specialmente in quelle che operano su commessa.

Tema Sinergie SpA, nata a Faenza nel 1985 e con un organico di oltre 130 dipendenti, è diventata negli anni una realtà internazionale di riferimento nel campo dei dispositivi di medicina nucleare e di radioterapia, in particolare per la produzione di sistemi di manipolazione e dosaggio di radiofarmaci e nella progettazione e produzione di isolatori schermati.

Il servizio offerto ai clienti va dalla progettazione alla realizzazione di soluzioni ad hoc che necessitano indubbiamente di una continua collaborazione e condivisione di conoscenze e competenze interne.

In questo contesto, per la gestione delle commesse nelle fasi di produzione o installazione presso il cliente abbiamo scelto la lavagna informativa come strumento di Visual Management.

Il Visual Board è uno strumento funzionale alla gestione a vista delle attività e rappresenta una delle principali tecniche di Visual Management utilizzata per rendere evidenti, in tempo reale, le informazioni relative allo stato di avanzamento dei processi e le possibili criticità.

Scopo della Visual Board

La scelta di questo strumento è stata dettata soprattutto dalle molteplici informazioni che può restituire, funzionali a diversi scopi. è stato infatti possibile rappresentare:

• I ruoli, che non risultavano ben definiti, e i diversi livelli di responsabilità associati a ciascuna commessa. Nello specifico sono state coinvolte le seguenti figure: il Project Manager di riferimento, il caposquadra e gli operatori dedicati.
• Lo stato di avanzamento delle commesse in fase di produzione, “in viaggio” o durante l’installazione presso il Cliente utilizzatore rispetto a un ciclo di lavorazione definito; la lavagna permette anche di segnalare eventuali problemi che generano fermi-macchina o stand-by.
• Il layout e lo stato di occupazione delle macchine all’interno dell’officina, al fine di evidenziare visivamente lo spazio occupato da quelle ferme.

Visual Management: un modello di rappresentazione

Per ciascuna commessa sono state definite/evidenziate le seguenti voci:

I benefici ottenuti con gli strumenti di Visual Management

Dopo i primi mesi di utilizzo delle Visual Boards possiamo affermare di aver riscontrato:

• maggior chiarezza nella divisione dei compiti e delle responsabilità per ciascuna commessa; ciò ha permesso un miglioramento in termini di allineamento e coordinamento fra le risorse.
• maggior visibilità dell’avanzamento delle attività di produzione per le risorse operanti all’interno dell’officina, ma soprattutto per quelle addette ai reparti esterni che, con una rapida osservazione, possono reperire utili informazioni.
• un controllo “a colpo d’occhio” della distribuzione degli operatori nelle diverse attività di produzione.

Questi benefici dimostrano come semplici strumenti di Visual Management possano contribuire a rendere trasparente l’avanzamento di processi molto critici e complessi per l’azienda, come la produzione e l’installazione dei propri prodotti, e, allo stesso tempo, acquisire una visione d’insieme istantanea e accessibile a tutti gli attori coinvolti.

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