Nell'articolo sullo smart working abbiamo sottolineato come la sua introduzione in azienda, per molti versi una vera e propria rivoluzione, vada ad incidere su ambiti diversi e, tra questi, i costi.

Con il presente contributo vogliamo analizzare l’impatto dello smart working sul conto economico, in termini di riduzione dei costi.

Pur se la convinzione generale sia quella che attraverso questa modalità di lavoro si possano risparmiare parecchi soldi, non abbiamo incontrato un approccio strutturato a questo tema, soprattutto nelle PMI. Riteniamo invece che la materia debba essere affrontata con metodo, puntando a ricercare le opportunità di risparmio, senza aspettare che siano loro a venirci incontro. Come sempre, essere proattivi conviene.

È necessario, intanto, essere analitici nella verifica di ogni voce di costo. Per esempio, se consideriamo i costi “generali e amministrativi”, occorre cogliere ogni possibile correlazione tra l’uso dello smart working e i possibili risparmi. Attenzione, in questa analisi non facciamo alcuna valutazione di efficienza o efficacia lavorativa del personale.

Facciamo qualche esempio che renda più chiaro il concetto sopra espresso.

Costi Generali e Amministrativi

Cominciamo col mettere sotto la lente i costi legati al posto di lavoro all’interno di un’azienda: lo spazio fisico, la scrivania, la stampante da tavolo, ecc. (probabilmente già ammortizzati, ma non sempre). Quindi, a seguire, i costi legati agli arredamenti, agli affitti, alle utenze (energia elettrica, gas, acqua). Ma non solo.

Una minore presenza negli uffici significa avere costi ridotti per ogni voce riguardante il materiale di consumo (dal caffè e l’acqua minerale alla cancelleria, ecc). Ma vuol dire anche minore necessità di pulizie e di sorveglianza (per quelle organizzazioni dove il flusso degli ingressi e delle uscite di personale è continuo).

Inoltre, la smaterializzazione legata al digitale porta con sé il concetto di abbandono della carta. Ecco che tra i costi morenti c’è anche il capitolo stampanti e accessori (carta e toner su tutti).

Ci sono poi i costi legati agli affitti di spazio negli uffici o di posti auto in spazi condominiali, garage o simili.

Infine, ma ne stiamo sicuramente dimenticando altri, ci sono i costi relativi ai pasti dei dipendenti (mensa interna o esterna, buoni pasto, ecc.): in questo caso si tratta di costi che vanno riparametrizzati alle mutate esigenze, ma pur sempre, verso il basso.

Costi Commerciali

In quest’area del conto economico troviamo tutte quelle voci di costo che le aziende affrontano per promuovere il prodotto e aumentare le vendite. Alcune attività sembravano inamovibili prima della pandemia, il virus le ha azzerate: fiere, convegni, demo in loco, addetti commerciali e area manager sempre in movimento in tutto il mondo, con tutti i costi che questi eventi si portavano dietro.

La pandemia li ha azzerati per tutti, quindi nessun problema dai concorrenti: loro, come noi, devono attrezzarsi in maniera diversa. Anche in questo caso vincerà chi saprà trovare soluzioni migliori per continuare a vendere come prima ma spendendo meno in trasferte, viaggi, vitto, alloggio e spese accessorie collaterali (scavando nei bilanci spesso queste spese risultano essere rilevanti più di quanto ci si aspetti).

Costi produttivi

Su questa tipologia di costi diretti, in linea di massima lo smart working non influisce dal momento che non è possibile adottarlo in produzione. Ma se dai costi diretti di produzione si allarga lo sguardo ai costi indiretti, legati ad esempio alla manutenzione delle macchine o alla taratura degli strumenti di misura, si scopre che è possibile attivare modalità di intervento da remoto risparmiando, quanto meno, i costi di trasferta dei tecnici preposti a tali servizi. Macchine e attrezzature sono sempre più raggiungibili da remoto anche perché questo è uno dei requisiti di Industria 4.0.

Questo è un approccio che, a ben vedere, va oltre lo smart working e rafforza il concetto dei risparmi legati alla tecnologia digitale.

Costi nascenti

Non possiamo non evidenziare che lo smart working, oltre ai savings, si porta dietro costi nuovi per l’azienda legati al lavoro presso l’abitazione del lavoratore: costi di connessione, per tecnologie di cyber security, per i device (pc, notebook, smartphone), ecc. Tuttavia, questi costi, oltre ad essere oggi molto più affrontabili di un tempo, non sono solo legati allo smart working, ma sono spalmabili su altre voci. Quindi in un'analisi completa costi&saving andrebbero considerati pro quota. Inoltre, se pensiamo ad un’azienda in crescita, i costi di una nuova postazione di lavoro così allestita non sono lontanamente paragonabili ai costi per approntare una completa area di lavoro per persona in azienda.

Il Cloud, che rappresenta lo spazio dove fruire dei dati necessari al lavoro e dove i collaboratori possono “incontrarsi”, organizzare meeting con fornitori e clienti, scambiare o condividere ogni tipo di documenti, immagini e video, non è gratis, ma i suoi costi non sono confrontabili con quelli di quando tutto si faceva in presenza.

Non dimentichiamo infine che tra i costi nascenti possono essercene altri legati, secondo i contratti nazionali o aziendali, al welfare o alle prestazioni di servizio a carico dell’azienda, come buoni pasto o altro. 

In conclusione

Uno studio americano tra i tanti (Telework Research Network, fonte: PGI), stima un risparmio netto di circa 10.000 $ per dipendente in smart working al 100%. Sicuramente per una nostra PMI i risparmi sono meno marcati ma è certo che questo dipende dal settore in cui si opera e dal livello di tecnologia e di organizzazione da cui si è partiti: i risparmi saranno maggiori se la nostra azienda era all’anno zero della trasformazione digitale.

Questo è un ulteriore spunto per sottolineare che le PMI hanno una grande opportunità da cogliere: incamminarsi sulla strada della digitalizzazione dei processi, passando per lo smart working e sfruttando il cloud e tutte le tecnologie che aiutano a diventare digitali, significa evolvere verso il futuro per crescere nei fatturati ma anche risparmiare.



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