Quante volte in azienda sentiamo affermare da colleghi o collaboratori che hanno troppe cose da fare e sono continuamente interrotte nel loro lavoro? Dimostrare queste affermazioni non è sempre facile, ma è vero che raramente viene data loro la giusta considerazione sottovalutando le opportunità di miglioramento.
In questo articolo ci soffermiamo su uno dei metodi esistenti per dare una risposta oggettiva a questo tipo di problematiche: il work sampling, vale a dire quella tecnica di campionamento statistico basata su osservazioni istantanee che ci permette di capire il tempo che passiamo a fare una determinata attività. Ad esempio, è possibile utilizzare la tecnica work sampling per capire come si svolge il lavoro delle persone, soprattutto in contesti ad alta variabilità e ad elevata movimentazione dell'operatore. Grazie alle informazioni raccolte con l'applicazione del metodo work sampling, è possibile ottenere una distribuzione percentuale delle attività oltre che classificare i dati secondo diversi punti di vista (ad es. suddividendo tra attività valore aggiunto e sprechi).
Fortunatamente l'applicazione del metodo work sampling è molto semplice; è infatti sufficiente dotarsi di carta e penna (ma si può anche utilizzare un tablet con un foglio di calcolo) e un orologio. È comunque molto importante, prima di iniziare le osservazioni:
- individuare le attività che l'operatore andrà a svolgere così da facilitare la raccolta dei dati
- stabilire la frequenza di osservazione (es. ogni 5 minuti)
Ad ogni intervallo di tempo si andrà quindi a apporre una "X" sull'attività che l'operatore sta svolgendo in quel momento; la somma delle "X" moltiplicate per l'intervallo di tempo scelto fornirà il tempo allocato ad ogni singola attività.
Per agevolare la comprensione dell’argomento, vediamo un caso reale di applicazione del work sampling presso Delfin, un'azienda produttrice di aspiratori industriali e di impianti di aspirazione di Settimo Torinese.
Nell'ambito del progetto Lean Production, avevamo la necessità di entrare nel merito dell'organizzazione del lavoro del Team Leader del reparto di assemblaggio. Normalmente un Team Leader ha il compito di tenere alimentati i banchi da lavoro con i componenti necessari, di monitorare l'avanzamento della produzione oltre che di svolgere direttamente una serie di attività operative. Infine, deve essere a disposizione dei colleghi per risolvere qualsiasi tipo di problema o esigenza.
Data l’alta variabilità nel contenuto di lavoro del Team Leader e tenuto conto del fatto che costui era sempre in movimento, per raccogliere dati oggettivi riguardo la misura del lavoro abbiamo optato per l'applicazione del work sampling.
Il campionamento è stato svolto per un intero turno di lavoro, attraverso la registrazione delle attività a intervalli di un minuto. I risultati sono stati analizzati attraverso diverse dimensioni e riepilogati in una tabella. Di seguito mostriamo un esempio semplificato:
Grazie a questa attività è stato possibile capire, con un sufficiente grado di accuratezza, la distribuzione percentuale delle attività in carico ai Team Leader e la frequenza delle interruzioni che, oltre a rappresentare la prima causa di inefficienza, è sintomo di processi non standardizzati. Abbiamo capito che, a fronte dell'elevata gamma di prodotto di Delfin, molte delle interruzioni erano dovute a richieste specifiche di montaggio che interrompevano le altre attività dell'operatore. A questo punto è partito un programma di formazione mirato con la creazione di video istruzioni facilmente fruibili su tablet sulle parti non standard. A seguito del metodo work sampling è quindi emersa la necessità di monitorare in continuo l'efficienza dei processi in carico ai Team Leader (analogamente a quanto avveniva per i montatori).
Poiché il Team Leader è sempre in movimento, lo abbiamo dotato di uno smartphone con relativa APP sviluppata da OPTA per mappare le attività. Abbiamo anche immaginato che raccogliere informazioni sui percorsi in azienda avrebbe fornito sicuramente ulteriori utili informazioni per migliorare l'efficienza del lavoro (soprattutto nel caso degli spostamenti fatti per reperire il materiale a magazzino). Poiché all'interno dello stabilimento di Delfiin non era possibile utilizzare la geolocalizzazione, abbiamo optato per un semplice tool (integrato nell'APP) per contare i passi di ogni singola missione mappata.
Per esperienza possiamo quindi affermare che la tecnica work sampling è uno strumento molto efficace per acquisire, in maniera rapida, informazioni su processi aziendali difficilmente mappabili con altri metodi tradizionali. Queste informazioni potranno poi essere immediatamente utilizzate per individuare attività di miglioramento e per ridurre i costi.
Riproduzione riservata©
