Cosa significa S&OP (Sales & Operations Planning)? Semplificando si potrebbe tradurre con il concetto, talvolta trascurato, per cui il livello di servizio al cliente migliora se l’area commerciale e le Operations lavorano insieme. Questo perché la condivisione di informazioni aiuta a identificare meglio quello che il mercato richiede, compatibilmente con i vincoli dettati dal mondo delle Operations.
Che cos’è il Sales & Operations Planning (S&OP)?
Il Sales and Operations Planning è un processo chiave del Supply Chain Management ed è costituito da più fasi che prevedono diversi incontri periodici tra le funzioni Sales e Operations. è tipico gestire questo processo su due livelli distinti:
- quelli di primo livello prevedono incontri con un taglio più direzionale e vedono coinvolti i responsabili Commerciali, quelli delle Operations e del Planning
- gli incontri di secondo livello sono invece più operativi e legati all’avanzamento e alla gestione del portafoglio ordini (tipicamente tra Customer Service e Planning)
Lo scopo di questi incontri è condividere un set di informazioni chiave relative a:
- contesto e settore
- mercato e domanda (potenziali variazioni che la funzione Commerciale inizia a prevedere, informazioni che arrivano da alcuni settori)
- nuovi prodotti e servizi che si vogliono inserire o che risultano appena rilasciati/avviati
- criticità operative legate ai reparti, linee produttive, confezionamento prodotto
Tutte queste informazioni devono consentire la definizione di piani di azioni correttive congiunti tra le funzioni coinvolte.
Perchè è importante gestire il processo di Sales & Operations Planning?
Il processo di Sales & Operations Planning (S&OP) è fondamentale per garantire l’allineamento strategico tra domanda e offerta all’interno dell’organizzazione. Gestirlo correttamente significa integrare i piani commerciali, produttivi, logistici e finanziari in un’unica visione condivisa, con l’obiettivo di prendere decisioni coerenti, informate e sostenibili nel tempo.
Vediamo alcuni esempi di output di attività che possono emergere da questi incontri:
- prevedere una revisione delle previsioni di alcuni prodotti
- gestire correttamente le scorte, ad esempio inserire una scorta su uno specifico prodotto
- suggerire una spinta commerciale nel caso alcuni prodotti di punta non stiano performando come previsto
- decidere dei phase in/out anticipati
- decidere una temporanea modifica del modello di servizio nel caso di criticità operative all’interno dei reparti.
Come si può notare si tratta di azioni molto pratiche e prettamente operative che nascono proprio dalla condivisione di informazioni di due mondi completamente diversi.
A supporto di questo processo e a integrazione degli indicatori chiave, è opportuno impostare una dashboard (detta anche Monitor S&OP) e delle metriche che supportino e orientino la condivisione di informazioni al fine di facilitare il processo decisionale. Si tratta di strumenti che. a diversi livelli di aggregazione, permettono di visualizzare i dati relativi a ogni famiglia di prodotto, quali ad esempio:
- acquisito/spedito mensile
- previsioni prossimi mesi
- copertura a magazzino
- potenziali rotture di stock
- book to bill
Che cosa fa il Sales and Operations Planning Manager?
Il S&OP Manager è il responsabile del coordinamento del processo di Sales & Operations Planning, con l’obiettivo di garantire l’allineamento tra domanda, capacità produttiva, disponibilità di materiali e obiettivi finanziari. Il suo ruolo consiste nell’aggregare e analizzare i dati provenienti dalle diverse funzioni aziendali (vendite, marketing, produzione, logistica, acquisti, finance) e facilitare la definizione di un piano condiviso e sostenibile nel tempo. Supervisiona le riunioni mensili di S&OP, prepara scenari e simulazioni per supportare le decisioni del management e monitora gli indicatori chiave (KPI) per misurare l’efficacia del processo. Il S&OP Manager agisce come punto di raccordo tra strategia e operatività, promuovendo trasparenza, collaborazione e reattività all’interno dell’organizzazione.
Le sfide da superare nella gestione di un processo di S&OP
Il Sales and Operations Planning è un processo che rappresenta un punto di eccellenza per il Planning, ma richiede, opportunamente, la gestione di una doppia complessità nella sua implementazione:
- vanno superati i conflitti tipici tra i due “mondi” Commerciale vs Operations: occorre sedersi allo stesso tavolo e identificare insieme soluzioni e azioni che possono creare valore per entrambe le parti, su tutte la definizione del Service Level Agreement, come descritto nell’articolo “Service Level Agreement: best practice per le Operations eccellenti“
- Commerciale e Operations parlano storicamente due lingue diverse: trovare il corretto livello di aggregazione dei dati e delle informazioni affinché possano essere prese delle decisioni non è facile. Tipicamente per la previsione e la scorta, Operations e Planning lavorano per singola referenza mentre, nella maggior parte dei settori industriali, il Commerciale lavora per famiglia. In questo senso è difficile aggregare le informazioni in modo da facilitare il dialogo tra questi due enti: se sulle previsioni si ragionasse per macro-famiglia, potrebbe essere che al Planning non sia chiaro come assegnare queste previsioni all’interno dei codici che la compongono.
- Questa attività di identificazione di un linguaggio comune in alcuni casi può richiedere del tempo, ma può essere supportata da strumenti adeguatamente impostati.
Il processo S&OP, se adeguatamente strutturato, “oliato” e supportato da corretti strumenti, può innescare dei benefici perché permette di gestire opportunità e criticità grazie a un lavoro di squadra coeso.
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